Pendahuluan
Berkaitan dengan Pelaku Usaha dan Penyedia, secara ringkas telah ditulis dan dapat dibaca di artikel sebagai berikut : https://christiangamas.net/pelaku-usaha-penyedia-dan-friendzoned/
Tiap-tiap organisasi maupun sub-organisasi, besar atau kecil hendaknya memiliki Bagian/Departemen/Personil Pengadaan, misal pada :
- tingkat Pemerintah Daerah ada Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa
- tingkat Dinas/Badan memiliki unit Pengadaan yang dilekatkan dengan urusan pengadaan seperti Sekretariat, atau
- RSUD yang memiliki Unit Pengadaan
- Kecamatan memiliki personil Pejabat Pembuat Komitmen dan Pejabat Pengadaan
Setiap pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas utama organisasi/sub-organisasi hendaknya saling terlibat satu sama lain, bukan hanya sekedar menganggap personil/unit pengadaan hanya sebagai tukang tanda-tangan, karena masing-masing memiliki peran dan tanggung-jawab masing-masing.
Dengan demikian kontrak yang terjadi dalam Organisasi/Sub-Organisasi harus dibentuk untuk memenuhi masing-masing kebutuhan berdasarkan tugas fungsi masing-masing, fungsi pengadaan selaras dan saling bertautan dengan fungsi organisasi.
Berkaitan dengan fungsi pengadaan, pengaturan cara belanja dapat dilakukan secara umum (bukan istilah Peraturan Presiden Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) sebagai berikut :
- Pembelian Tunai/Spot Buying
- Framework Agreement
- Pembelian dengan Kriteria
Hirarki urutan diatas adalah prioritas terendah menuju tertinggi, dengan cara belanja dengan angka besar = prioritas tertinggi, penjelasannya adalah sebagai berikut (menggunakan urutan prioritas terendah menuju tertinggi) :
- Pembelian tunai yang dikerjakan saat kebutuhan pada prioritas dari hasil pengadaan dengan prioritas yang lebih besar tidak dapat lagi terpenuhi
- kemudian framework agreement kontrak payung/kontrak katalog untuk memenuhi kebutuhan namun waktu belum diketahui dengan harga tetap
- untuk kebutuhan yang sudah pasti dan memiliki nilai maupun kuantitas dengan jumlah tinggi dilakukan dengan tender/seleksi dalam kuantitas beberapa kali dalam setahun, misal sekali atau dua kali dalam setahun, dimungkinkan juga untuk melakukan kontrak dengan pembayaran yang lunas untuk layanan yang sudah dapat dipastikan agar dapat didahulukan pembayaran nya (jasa internet dengan BUMN misal) untuk mendapatkan diskon dan diskon nya dikembalikan ke kas daerah/tidak digunakan.
Bobot konsumsi waktu pemilihan (Pasal 38 dan Pasal 41 Perpres 16/2018) :
- E-Purchasing
- Pengadaan Langsung
- Penunjukan Langsung
- Tender Cepat
- Tender/Seleksi
Pembahasan
Mengkombinasikan antara pengaturan cara belanja dan bobot konsumsi waktu pemiihan metode pemilihan penyedia maka dapat diperoleh daftar sebagai berikut :
- Pembelian Tunai/Spot Buying : E-Purchasing/Pengadaan Langsung;
- Framework Agreement : Membentuk Kontrak Payung/Katalog sendiri dengan Tender;
- Pembelian dengan kriteria : Tender/Seleksi, Tender Cepat, atau Penunjukan Langsung.
Pembelian dengan kriteria dilakukan diawal tahun/mendahului tahun anggaran, apabila persediaan hasil dari pembelian dengan kriteria yang menggunakan metode pemilihan yang mengkonsumsi waktu ini hampir habis, maka lakukan pembelian dengan menggunakan Framework Agreement (bila tersedia) atau Pembelian Tunai/Spot Buying.
Dengan demikian arah kedepan dari optimasi pengadaan berorientasi Kinerja Organisasi adalah bukan sebanyak mungkin paket pengadaan, namun semakin efisien dan sedikit paketnya dengan nilai manfaat sebesar mungkin.
Dengan demikian untuk menuju arah ini yang penting untuk dilakukan adalah konsolidasi pengadaan, Apabila cara Pemilihan sudah terstruktur dengan memperhatikan pengaturan cara belanja dan bobot konsumsi waktu pemilihan maka kebutuhan untuk melakukan optimasi akan menjadi penting dan secara natural konsolidasi pengadaan menjadi salah satu cara untuk work smart dan bukan work hard.
Tetap Semangat, Tetap Sehat, dan Salam Pengadaan!