Kucul dan Perencanaan Pengadaan

Christian

3 tahun ago

Pengantar

Suatu hari Kucul yang merupakan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) bersama para Pejabat Struktural yang menjadi Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK), Pejabat Fungsional, dan khususnya Pejabat Struktural Kepala Sub-Bagian Program dipanggil rapat oleh Kepala Dinas Indahnya Elusan Mantan Itupun Ngga Jadian Ditinggal Nikah Ama Seseorang (Kadis DIEMIN JADI NAAS ), Kucul bertanya dalam hati, ada apa nih dipanggil?

Menghadap Pengguna Anggaran

Suasana Rapat Di Ruang Kadis Dieminjadinaas

Bapak Kadis DieminJadiNaas menyebutkan bahwa tolong semua mengunduh dan membaca Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 (yang bisa di download disini) untuk yang berbahasa Indonesia, kemudian buat yang ngga bisa bahasa Indonesia dan lebih paham Bahasa Inggris silahkan unduh terjemahan resminya ya! (yang bisa di download disini). Kalau sudah, tolong kita lihat bersama ya bahwa berdasarkan Pasal 9 ayat (1) huruf c, tugas saya adalah :

menetapkan perencanaan pengadaan

Kemudian perhatikan lagi bahwa tugas saya di Pasal 9 ayat (1) huruf d adalah :

menetapkan perencanaan pengadaan

Sampai disini dulu, apakah kalian semua para PPTK, PPK, Pejabat Struktural, Pejabat Fungsional, dan semuanya paham soal tugas saya?

Semua termasuk Kucul mengangguk.

Baik, kalau sudah paham, mari kita bahas agenda berikutnya.

Perencanaan Pengadaan

Pak Kadis selaku PA menyebutkan, berdasarkan Pasal 18 ayat (1) Perencanaan Pengadaan ini meliputi :

identifikasi kebutuhan
penetapan barang/jasa
cara
jadwal
anggaran

Karena tiga bulan lagi kita akan melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran perangkat daerah (RKA) PD, maka saya minta Kepala Sub-Bagian Program melakukan harmonisasi dan berkoordinasi dengan para Kepala Bidang dan PPTK berkaitan dengan Rencana Kerja kita tahun depan, nah agenda kita saat ini adalah melakukan recall yang berfungsi sebagai internalisasi atas :

Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) Daerah
Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Daerah
Rencana Kerja Pembangunan Daerah (RKPD)

Dokumen diatas ini kita perlu pastikan memang sudah selaras dengan Rencana Strategis (Renstra) Perangkat Daerah kita! Tolong Kasubag Program presentasi bagaimana capaian Rencana Kerja (Renja) Dinas kita hingga sejauh ini dengan Renstra kita!

Kasubag Program pun mempresentasikan beberapa capaian, terdapat capaian yang sudah tercapai lebih awal, ada yang on progress dan on the track, dan ada yang masih perlu dikejar karena deviasi nya cukup jauh.

Kepala Dinas bersama Kepala Dinas Teknis terkait berdiskusi panjang lebar berkaitan dengan apa yang perlu menjadi Action Plan, Kucul celingak-celinguk nanya sama Pano, Pano….. Action Plan itu apa sih? Pano menjawab Action Plan itu Rencana Aksi.

Action Plan

Setelah melakukan rapat cukup panjang bersama Pejabat Struktural, PPTK, para Fungsional, dan PPK, Pengguna Anggaran alias pak Kadis DIEMINJADINAAS merumuskan beberapa prioritas Rencana Kerja Dinas, dalam hal ini prioritasnya berdasarkan keputusan manajemen beliau secara hirarkis adalah :

Melakukan efisiensi dan re-alokasi untuk rencana anggaran dari kegiatan yang menunjang tercapainya indikator Rencana Strategis dan RKPD yang masih perlu dikejar
Melakukan rasionalisasi capaian dari tujuan capaian dari kegiatan dengan indikator yang masih perlu dikejar karena deviasi nya cukup jauh dengan pertimbangan optimalisasi anggaran
Melakukan intensifikasi terhadap kegiatan yang indikatornya on progress dan on the track

Setiap Kepala Bidang bersama PPTK dan jajaran fungsional diminta melakukan identifikasi kebutuhan untuk Pengadaan Barang/Jasa bersama Para Pejabat Pembuat Komitmen yang salah satunya adalah si Kucul. Kepala Dinas memerintahkan, bahwa tolong Paket tersebut di inventarisir dengan tersistimatis, logis, dan rasional berdasarkan hirarki prioritas yang telah saya tetapkan, itu kebijakannya!

Rapat berikutnya kita sudah harus sudah ada data tersebut, ingat dua bulan lagi kita akan menyusun RKA! Tau kan kenapa deadline nya adalah dua bulan lagi? Pak Kadis melanjutkan, berdasarkan Pasal 18 ayat (3)

Perencanaan Pengadaan yang dananya bersumber dari APBD dilakukan bersamaan dengan proses penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perangkat Daerah (RKA Perangkat Daerah) setelah nota kesepakatan Kebijakan Umum APBD serta Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara (KUA-PPAS).

Sudah gak jaman kita kerja ngikutin Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional terpisah dengan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah! Sudah gak jaman kita nyusun anggaran dengan copy-paste anggaran tahun sebelumnya! Paham!

Para hadirin mengangguk-angguk.

Bagus, tapi ingat sembari berjalan pekerjaan perencanaan dan koordinasi untuk tahun depan, pekerjaan tahun ini jangan ditelantarkan, semua jalan paralel! kurangi nonton Youtube ya! Kecuali Youtube Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah atau hal lain yang berfaedah! Perintah pak Kadis.

Rapat Berikutnya

Pada Rapat berikutnya Pak Kadis beserta Para Kepala Bidang memilah apa yang perlu dilakukan dan apa yang perlu ditunda, alasannya jelas simpel Sumber Daya itu terbatas, termasuk Sumber Daya Finansial dan Sumber Daya Manusia, Pak Kadis meminta dan menghitung bobot beban kerja dan menyusun serta meminta pendapat dari Para Pimpinan dibawahnya untuk menyusun timeline jadwal yang rasional dan didapatlah beberapa daftar belanja pengadaan.

Kucul dan Para Pejabat Pembuat Komitmen lainnya melakukan validasi identifikasi kebutuhan berdasarkan histori dan kemungkinan dari data time series yang ada berkaitan dengan pembiayaan, tepat pada saat waktunya Penyusunan RKA-PD rincian pengadaan baik Swakelola maupun Penyedia yang telah terstruktrur sistimatis sudah siap.

Siklus Pengadaan

Sebagai PPK yang paling senior di Dinas DIEMINJADINAAS Kucul kemudian memandu rapat berkaitan dengan siklus Pengadaan, Siklus Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah terdiri atas :

Perencanaan
Persiapan
Pelaksanaan

Saat ini ujar Kucul, kita dalam tahap Perencanaan, namun agar Pelaksanaannya semakin baik maka tahapan Persiapan dapat kita majukan untuk memberikan waktu dan mitigasi risiko yang memadai, terutama untuk pengadaan barang/jasa yang memadai dan mendukung program dengan hirarki tertinggi yang telah ditetapkan pak Kadis yaitu Paket yang sifatnya yang menunjang tercapainya indikator Rencana Strategis dan RKPD yang masih perlu dikejar dengan cara Tender/Seleksi Dini.

Seluruh jajaran dari Dinas DIEMINJADINAAS dengan antusias mengikuti rapat tersebut, kemudian Kucul pun selain memberikan panduan berkaitan dengan teknis perencanaan pengadaan juga membagikan materi berkaitan dengan perencanaan pengadaan sebagai berikut :

Untuk materi berkaitan dengan persiapan pengadaan adalah sebagai berikut :

Seluruh informasi selama 3 bulan proses ini yang berjalan paralel dengan pelaksanaan anggaran dan pelaksanaan pengadaan barang/jasa dilakukan bersamaan, dan Dinas DIEMINJADINAAS menjadi Dinas yang mendukung capaian organisasi melalui proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Obrolan Warung Kopi

Di sela proses-proses yang disebutkan diatas Pano dan Kucul beserta PPK lainnya pergi ke warung kopi untuk sekedar rileks, dalam obrolannya mereka membahas betapa intens nya mereka sebagai sebuah tim dalam Perangkat Daerah untuk menyelaraskan dan berorientasi pada hasil namun tidak mengabaikan proses untuk mencapai hasil tersebut.

Kucul nyeletuk, ternyata proses Pengadaan di Dinas kita ini orientasinya sudah sangat meluas yah, tidak cuma pusing urusan dalam Pemilihan Penyedia saja, kita hanya membahas kecil urusan e-Purchasing, Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, Tender Cepat, Seleksi, dan Tender. Pano menjawab, ya iyalah! kamu berdosa banget kalau fokusnya hanya urusan di Pemilihan Penyedia, Pengadaan itu konteks dan cakupannya luas sekali, supaya Setiap Rupiah yang dikeluarkan memberi nilai manfaat, apa yang dilakukan oleh pak Kadis selaku PA dalam memberikan direksi ini sudah tepat, urusan Pemilihan Penyedia itu bagian kecil, yang perlu dilakukan Pemerintah saat ini adalah fokus pada bagaimana mencapai hasil yang menunjang tujuan yang lebih besar.

Kucul dan PPK lainnya mengangguk-angguk, lalu Pano melanjutkan, dan ini semua hanya bisa terwujud bila semua unsur mulai dari Pejabat Struktural, PPTK, Pejabat Fungsional, Pelaku Pengadaan, dan seluruhnya berkolaborasi secara optimal, kita beruntung punya PA seperti pak Kadis.

Kesimpulan

Perencanaan Pembangunan seharusnya sinkron dan disesuaikan dengan Proses Pengadaan, dalam hal ini Perencanaan Pengadaan. Idealnya Perencanaan Penganggaran dan Perencanaan Pengadaan tidak dipandang sebagai bagian yang terpisah, semoga dengan kisah Kucul dan kawan-kawannya tadi dapat memberikan gambaran betapa banyak hal yang harus dilakukan untuk mewujudkan tata kelola Pemerintahan yang baik, demikian disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!