Contoh Dokumen Serah Terima Hasil Pekerjaan Pelaksanaan Kegiatan PPK kepada PA/KPA

Pengantar

Salah satu tugas PPK berdasarkan Pasal 11 ayat (1) Perpres 16 tahun 2018 huruf m adalah :

menyerahkan hasil pekerjaan pelaksanaan kegiatan kepada PA/KPA dengan berita acara penyerahan

– pasal 11 ayat (1) huruf n Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Seringkali hal ini tidak dilaksanakan, padahal salah satu dasar dari Perpres 16 tahun 2018 adalah UU Administrasi Pemerintah (UU 30 tahun 2014), sehingga apa yang sudah “digariskan” di Perpres 16 tahun 2018 sepatutnya hadir dokumen tersebut agar pengadaan tetap akuntabel.

Urgensi Serah Terima PPK kepada PA/KPA

PPK ditetapkan oleh PA/KPA (untuk APBN) atau PA (untuk APBD) dimana fungsi dari PPK adalah membantu PA/KPA dalam proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sebagaimana di definisikan dalam Pasal 1 angka 10 PPK dimungkinkan mengambil keputusan dan tindakan strategis dalam pelaksanaan pengadaan yang dapat berakibat pada pengeluaran belanja APBN/APBD. Status PA/KPA dalam Perbendaharaan negara selain menjadi Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran juga menjadi Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang, dengan demikian berkaitan dengan Pengelolaan Barang Milik Negara/Barang Milik Daerah (BMN/BMD) maka hasil pengadaan perlu dicatatkan, dengan demikian untuk tertib administrasi pemerintahan, maka hasil pengadaan perlu dilaporkan oleh PPK selaku pembantu dari PA/KPA dalam proses pengadaan-nya, kemudian diserahkan kepada PA/KPA untuk selanjutnya PA/KPA selaku Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang mencatatkan sesuai dengan prosedur BMN/BMD.

Baca Juga : Artikel terkait Tugas PPK

• Tugas PPK dalam Melakukan Perencanaan Pengadaan :https://christiangamas.net/tugas-ppk-dalam-melakukan-perencanaan-pengadaan/

• Pejabat Pembuat Komitmen Pelaku Pengadaan yang Strategis  : https://christiangamas.net/pejabat-pembuat-komitmen-pelaku-pengadaan-yang-strategis/

• Urgensi Pengaturan Pengangkatan Pejabat Pembuat Komitmen pada lingkup Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah : https://christiangamas.net/urgensi-pengaturan-pengangkatan-pejabat-pembuat-komitmen-pada-lingkup-kementerian-lembaga-pemerintah-daerah/

Berita Penyerahan

Berita Penyerahan disebutkan dalam Pasal 11 ayat (1) huruf m sebagai salah satu tugas PPK, maka setelah Laporan Pelaksanaan dan Penyelesaian Kegiatan yang juga perlu dibuat secara administratif dokumennya sebagaimana disebutkan dalam Pasal 11 ayat (1) huruf l Perpres 16 tahun 2018, maka penyerahan barang/jasa hasil kegiatan perlu dibuat, substansi esensial yang diperlukan dalam dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

• Kop Surat Kedinasan : Sudah Jelas diperlukan
• Nomor, perihal, tanggal, tujuan, dan kata pembuka yang menjelaskan maksud Berita Acara
• Identitas pihak yang menyerahkan, yatur unsur pelaksana kegiatan dan PA/KPA.
• karena saya PPK/PPTK APBD maka keberadaan PPK untuk pelaksanaan sesuai Perpres 16/2018 sedangkan Keberadaan PPTK berkaitan dengan Pengelolaan keuangan Daerah, keduanya berperan dalam proses pengadaan maka menurut saya perlu dicantumkan, namun di tiap daerah kebijakannya bisa berbeda sehingga dapat dilakukan penyesuaian
• Cantumkan identitas dokumen selama pelaksanaan kegiatan pengadaan, meliputi namun tidak terbatas pada :
  • Spesifikasi Teknis/KAK
  • Penetapan HPS
  • Penetapan Ranc Kontrak
  • Dokumen Pelaksanaan Pemilihan Penyedia sesuai metode Pemilihan Penyedia yang digunakan
  • Dokumen Kontrak awal beserta seluruh isinya
  • Bila ada perubahan maka cantumkan :
    • Dokumen permohonan / dokumen usulan perubahan substansi mengapa kontrak diubah
    • bukti dokumen yang relevan
  • Laporan Pengendalian Kontrak (jika ada)
  • Kertas Kerja Pemeriksaan, contohnya dapat dilihat di laman : Contoh Kertas Kerja Penerimaan Hasil Pengadaan pada Pengadaan Barang
  • Bila ternyata hasil kerja penyedia tidak sesuai kontrak berdasarkan Kertas Kerja Pemeriksaan, maka untuk pengendalian Kontrak PPK perlu menyurati Penyedia, dalam hal ini lampirkan juga suratnya
  • Kertas Kerja Pemeriksaan lanjutan bila terdapat barang yang perlu diperbaiki pekerjaan nya oleh penyedia
  • Berita Acara Serah Terima antara PPK (bersama PPTK) dengan Penyedia
  • Dokumen Penilaian Kinerja Penyedia, dokumen ini juga wajib hadir karena merupakan salah satu tugas PPK sebagaimana Pasal 11 ayat (1) Perpres 16 tahun 2018, contohnya akan saya sampaikan di artikel-artikel berikutnya.
  • Dokumen Laporan Pelaksanaan Pengadaan, dokumen ini juga wajib hadir karena merupakan salah satu tugas PPK sebagaimana Pasal 11 ayat (1) Perpres 16 tahun 2018, contohnya akan saya sampaikan di artikel-artikel berikutnya.
• Kalimat kesimpulan dan esensi penyerahan hasil pengadaan kepada PA/KPA
• Bagian tanda tangan para pihak
• Format Dokumen dalam bentuk file softcopy adalah sebagai berikut : BAST-PPKPPTK-KPA – CONTOH

Penerapan

Substansi diatas tentunya akan dapat berbeda dengan paket dan situasi yang berbeda, pada dasarnya artikel yang saya tulis beserta contohnya adalah situasi dalam pelaksanaan tugas saya, esensi nya adalah Pelaksanaan tugas PPK berdasarkan Pasal 11 ayat (1) Perpres 16 tahun 2018, sehingga sangat dimungkinkan terjadi bentuk dokumen diatas tidak sesuai dengan kebutuhan anda di pelaksanaan, namun pada prinsipnya tugas menyerahkan dari PPK kepada PA/KPA jangan sampai terlupakan.

Demikian yang dapat saya sampaikan, semoga artikel ini bermanfaat, tetap sehat, tetap semangat, dan salam pengadaan!