Pengantar
Era cognitive procurement dengan menggunakan teknologi informasi untuk menyimpan informasi kualifikasi dan kinerja Pelaku Usaha yang menjadi Penyedia semakin muncul urgensinya, dalam hal ini Penyedia yang berkontrak dengan Pemerintah di rekam kontrak dan performanya sehingga dapat digunakan informasinya untuk menjadi mitra Pemerintah di K/L/PD lainnya dimasa mendatang.
LKPP
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berdasarkan Perpres 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana dalam Pasal 1 angka 6 berbunyi : Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disingkat LKPP adalah lembaga Pemerintah yang bertugas mengembangkan dan merumuskan kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pada Bab X khususnya pada Bagian Kesatu Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik pada Pasal 69, dalam ayat :
- (1) Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa dilakukan secara elektronik menggunakan sistem informasi yang terdiri atas Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dan sistem pendukung.
- (2)LKPPmengembangkan SPSE dan sistem pendukung.
Sistem Informasi Kinerja Penyedia
Atau dikenal sebagai SiKAP adalah Sistem Informasi yang merekam Kinerja Penyedia, versi terbaru SiKAP dapat digunakan untuk melakukan riset keberadaan Pelaku Usaha, bagi akun PPK dapat mengakses SiKAP melalui tautan aplikasi e-procurement lainnya, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
- Login ke SPSE tempat anda terdaftar sebagai PPK
Login - Saat sudah login klik “Aplikasi e-Procurement lainnya”
Aplikasi E Procurement Lainnya - Pilih Aplikasi SIKaP Cari Pelaku Usaha
Aplikasi Sikap Cari Pelaku Usaha - Selanjutnya akan muncul Pakta Integritas Sikap, klik dan centang checkbox menyetujui Ketentuan diatas lalu tombol Setuju
Pakta Integritas Sikap - Akan muncul formulir untuk pencarian data penyedia, variasinya silahkan digunakan sesuai kebutuhan riset penyedia :
Pencarian Pelaku Usaha Melalui Sikap 
Contoh Pencarian Berdasarkan Kbli 2009 - Setelah menentukan kriteria Pelaku Usaha yang diperlukan, klik tombol Cari Pelaku Usaha
- Selanjutnya akan muncul hasil pencarian sebagai berikut :
Hasil Pencarian - Hasil Pencarian dapat digunakan untuk :
-
- Mengambil keputusan untuk menentukan apakah Tender Cepat dimungkinkan untuk dilaksanakan atau tidak, tentunya karena aplikasi SiKAP ini memiliki dan mengikat pakta integritas, maka pastikan dokumen analisis tersebut memiliki sifat “Rahasia”, bila memang tidak tersedia penyedia, maka berdasarkan Pasal 38 ayat (1) huruf e, setelah tender cepat maka langkah yang harus dilaksanakan untuk memilih penyedia adalah tender;
- menjadi langkah riset terdokumentasi untuk melakukan dan mencari Penyedia melalui Pengadaan Langsung Secara Elektronik yang terbaik.
- Lain-lain yang diperlukan.
Pada SiKAP kita bisa melihat informasi pengalaman penyedia yang memang sudah dilalui dan terverifikasi, hal ini dapat menjadi langkah mitigasi untuk memastikan Penyedia yang dipilih secara obyektif memang penyedia berkualitas, khususnya Pengadaan Langsung, atau pada saat Tender Cepat memang menjadikan sarana riset bahwa Penyedia yang tersedia dan dapat diundang oleh sistem saat Tender Cepat memang lebih dari 1 (satu) penyedia sehingga tidak terjadi kegagalan Tender Cepat yang kompetisinya minimal diikuti 2 (dua) penyedia yang menawar dan bersaing, khususnya melalui e-reverse auction.
SIMPAN
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat juga merilis Vendor Management System untuk menilai dan merekam track record kinerja Penyedia sebagaimana diberitakan di website resmi KemenPUPR sebagai berikut : https://simpan.pu.go.id/sekilas, mengutip penjelasannya saya copas disini sebagai berikut :
Sekilas Tentang Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN)
Berdasarkan kondisi saat ini, data/dokumen pengalaman yang diunggah oleh Badan Usaha dan Profesional masih dilakukan secara konvensional sehingga berpotensi menjadi celah untuk melakukan manipulasi data/dokumen yang mengakibatkan data yang digunakan kurang reliable dan idak valid sehingga berujung pada produk yang dihasilkan kurang berkualitas. Pengembangan Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) oleh Direktorat Jenderal Bina Konstruksi merupakan aplikasi yang memuat data/dokumen dan informasi pengalaman serta kinerja penyedia jasa khususnya Badan Usaha dan Profesional di bidang Jasa Konstruksi. Sistem ini dikembangkan sebagai salah satu upaya mendorong transparansi data, akuntabilitas dan profesionalisme pengalaman Badan Usaha dan Profesional melalui keterbukaan informasi dan kemudahan akses terhadap data/dokumen pengalaman dan kinerja penyedia jasa.
Secara prinsip, data/informasi pada aplikasi SIMPAN didapat melalui proses inputing data yang dilakukan secara mandiri oleh Badan Usaha dan Profesional dengan menggunakan data referensi pengalaman yang terdapat pada SPSE, e-Monitoring PUPR, dan Sistem Informasi Konstruksi Indonesia (SIKI). Beberapa field data pada aplikasi SIMPAN juga ditambahkan sesuai dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 14 Tahun 2020 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Melalui Penyedia.
Dengan tersimpannya data pengalaman pada aplikasi SIMPAN maka Badan Usaha dan Profesional tidak perlu lagi menyampaikan data pengalamannya setiap kali mengikuti seleksi/tender pengadaan barang/jasa. Diharapkan dengan terpusatnya data pengalaman Badan Usaha dan Profesional pada Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) akan mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam proses prakualifikasi sehingga percepatan pelaksanaan proses tender/seleksi dapat dilakukan. Adapun Badan Usaha dan Profesional yang dapat meng-input datanya ke dalam Sistem Informasi Pengalaman adalah Badan Usaha dan Profesional yang terdaftar pada SIKI, LPJK yang telah memiliki SBU dan SKA elektronik.
VMS Tidak Menggantikan Kompetensi Manusia
Perhatikan bahwa aplikasi itu bekerja berdasarkan kualitas input dari manusia selaku operator, keluaran hasil dari cara kerja sistem dan algoritmanya akan berdasarkan masukan dari SDM yang ada, berlaku garbage in garbage out. Jadi jika Kapasitas SDM tidak mampu melakukan analisa teroptimasi (optimized) maka parameter yang menjadi sumber masukan dari aplikasi yang tidak berkualitas akan menghasilkan keluaran yang tidak berkualitas juga. Aplikasi hanya merupakan alat, dengan demikian SDM Pengadaan yang memiliki kompetensi menjadi prioritas, dengan demikian peran JF PPBJ dan SDM Berkompetensi semakin memiliki urgensi dalam proses Pengadaan Barang/Jasa di masa mendatang.
Kesimpulan
Database Penyedia memang harus dikelola dengan hati-hati, tidak bisa sekedar mendata dan membuat standar secara serta merta tanpa banyak berpikir, yang harus dipahami dalam menyimpan dan membuat database penyedia/vendor adalah bagaimana informasi tersebut diolah dan memikirkan potensi pemanfaatannya, tidak bisa sekedar “cukup buat saja bos!” karena dampak dan konsekuensi dari penggunaan data tersebut akan digunakan untuk membuat keputusan di masa mendatang secara kolektif. Apakah cukup dari kedua Kementerian/Lembaga saja yang mengerjakan hal tersebut? menurut saya lebih dari cukup sehingga tidak perlu lagi Pemerintah Daerah membuat database tersendiri yang tidak terintegrasi, karena dengan cakupan kinerja dan database yang dinilai secara nasional akan membuat database penyedia semakin obyektif, dan hasilnya akan berbeda jauh dengan database lingkup Pemda yang terbatas penggunaannya dengan cakupan nasional, kemudian SDM Pengadaan yang berkualitas juga menjadi semakin tinggi urgensi prioritasnya walau beban pekerjaan mungkin berkurang, namun intensitas dalam melakukan analisa akan semakin tinggi dan bergeser dari sekedar kompetensi berbasis keterampilan menjadi kompetensi berbasis keahlian.
Demikian disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!