Dalam praktik Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) seringkali dihadapkan pada dilema saat mengeksekusi paket melalui E-Purchasing (Katalog Elektronik). Salah satu pertanyaan yang paling sering muncul adalah: “Kapan kita harus menggunakan Mini Kompetisi, dan kapan kita boleh langsung menggunakan metode Negosiasi?”
Belum lama ini, saya menerima konsultasi menarik dari seorang rekan pengelola pengadaan di sebuah Dinas Perikanan tingkat Kabupaten. Kasusnya cukup spesifik dan sangat relevan untuk kita bedah bersama sebagai pembelajaran.
Duduk Perkara: Paket Kesatuan Sapras Budidaya
Sebuah Dinas Perikanan memiliki paket pengadaan Sarana dan Prasarana (Sapras) Budidaya dengan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sekitar Rp 350 juta. Paket ini terdiri dari sekitar 14 item barang yang merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan, meliputi benih ikan, pakan, kapur, dan peralatan pendukung lainnya.
Rekan PPK tersebut mengalami kegelisahan dalam memilih metode E-Purchasing (Mini Kompetisi vs Negosiasi) karena beberapa pertimbangan:
-
Risiko Barang Hidup: Ada kekhawatiran benih ikan akan mati jika didatangkan oleh penyedia dari luar daerah akibat proses transportasi.
-
Ketersediaan Vendor Lokal: Secara E-Katalog, terdapat 2 penyedia lokal di daerah tersebut yang etalasenya memenuhi ke-14 item barang yang diminta.
-
Kekhawatiran Mini Kompetisi: Jika menggunakan Mini Kompetisi, sistem terbuka bagi penyedia dari luar daerah. Dikhawatirkan penyedia luar akan “banting harga” namun pada akhirnya gagal mensuplai ke-14 item secara lengkap, atau gagal memitigasi risiko kematian benih yang berujung pada gagalnya target kinerja instansi.
Mari kita bedah analisis dan logika pikirnya sesuai dengan prinsip PBJP. Mengingat nilai HPS adalah Rp 350 juta, maka proses E-Purchasing ini sepenuhnya merupakan kewenangan PPK.
1. Pemilihan Metode: Mini Kompetisi vs Negosiasi
Secara prinsip, PPK tidak diwajibkan untuk melakukan Mini Kompetisi jika terdapat justifikasi teknis dan kebijakan yang kuat. PPK dapat langsung menggunakan metode Negosiasi dengan memilih salah satu penyedia (terutama jika ingin memberdayakan UMK-K lokal sesuai amanat Perpres).
Namun, harus ada justifikasi teknis yang sangat mendukung dan objektif agar terhindar dari asumsi adanya tendensi pemilihan berdasarkan “kedekatan” pribadi. Untuk pengadaan barang yang sifatnya umum dan banyak tersedia di pasaran, saya cenderung menyarankan pelaksanaan E-Purchasing tetap melalui Mini Kompetisi untuk mendapatkan harga terbaik yang mencerminkan persaingan usaha yang sehat.
2. Mitigasi Risiko Benih (Barang Hidup) Melalui SLA
Kekhawatiran terhadap risiko kematian benih jika didatangkan dari luar daerah adalah justifikasi teknis yang sangat valid. Benih makhluk hidup memiliki tingkat mortalitas yang tinggi saat transportasi.
Akan tetapi, menyempitkan proses pemilihan hanya pada penyedia lokal bukanlah satu-satunya langkah manajemen risiko yang tepat. Sebagai PPK, Anda memiliki kewenangan penuh untuk menetapkan Spesifikasi Teknis. Solusinya adalah menyusun aspek tingkat layanan atau Service Level Agreement (SLA) yang ketat.
Misalnya, tetapkan syarat pengiriman secara franco ke lokasi tujuan dalam keadaan hidup, lengkap dengan klausul garansi atau retur penggantian mutlak apabila benih mati saat serah terima. Dengan SLA yang kuat ini, asal domisili penyedia sebenarnya menjadi tidak relevan, karena tanggung jawab risiko sepenuhnya bergeser ke pundak penyedia.
3. Risiko “Banting Harga” pada Barang Kesatuan (14 Item)
Kekhawatiran PPK apabila penyedia luar menang Mini Kompetisi namun gagal suplai sangatlah beralasan. Sistem Mini Kompetisi memang membuka peluang bagi penyedia untuk menawar serendah mungkin. Risiko terbesarnya adalah penyedia luar gagal memperhitungkan biaya logistik secara presisi dan abai terhadap risiko kematian benih, yang pada akhirnya berujung pada wanprestasi.
Mengingat ke-14 item tersebut adalah satu ekosistem kesatuan agar budidaya bisa berjalan (jika pakan ada tapi benih mati, budidaya gagal), PPK dibenarkan untuk langsung memilih penyedia melalui metode Negosiasi yang dari awal etalasenya terbukti lengkap dan mampu. Namun kembali saya ingatkan, susunlah justifikasi teknis ini secara komprehensif, bukan berdasarkan asumsi parsial, guna menghindari persepsi bahwa Negosiasi diambil semata-mata untuk menghindari Mini Kompetisi.
4. Evaluasi Harga Di Antara Penyedia Lokal
Jika pada akhirnya metode Negosiasi yang dipilih, apakah PPK harus selalu memilih harga yang terendah di antara 2 penyedia lokal yang ada?
Jawabannya: Anda tidak dituntut oleh sistem untuk otomatis memilih yang paling murah seperti pada algoritma tender. Pilihlah penyedia yang rekam jejak teknisnya paling meyakinkan (misalnya dilihat dari riwayat transaksi E-Katalog yang berhasil terjual).
Namun, kewajiban mutlak PPK ketika tidak melakukan mini kompetisi adalah melakukan negosiasi utamanya harga dengan serius agar tercapai nilai kewajaran harga dan efisiensi. Sebagai referensi riset pasar, bandingkan harga tayang kedua penyedia tersebut, pilih yang penawarannya paling responsif, lalu negosiasikan agar mendapatkan harga terbaik yang masuk akal dan efisien di bawah HPS.
Kesimpulan
Metode Negosiasi dapat digunakan sebagai jalan keluar yang sah dalam Pengadaan Barang/Jasa yang memiliki risiko teknis tinggi dan menuntut kelengkapan ekosistem barang (seperti budidaya perikanan). Namun, pastikan keputusan tersebut dilandasi oleh:
-
Alasan dan justifikasi teknis yang kuat serta akuntabel.
-
Syarat serah terima (Service Level Agreement) barang hidup yang tertuang detail dalam pesanan/kontrak E-Purchasing.
-
Proses negosiasi harga yang terbukti menghasilkan efisiensi keuangan negara.
Semoga studi kasus ini dapat memberikan wawasan tambahan bagi rekan-rekan pengelola pengadaan sekalian dalam mengeksekusi paket E-Purchasing di instansi masing-masing.
Salam Pengadaan!