Dalam praktik ideal, strategi pengadaan seharusnya tidak berdiri sendiri. Ia perlu dirancang, dikembangkan, dan dijalankan sebagai bagian integral dari strategi organisasi secara keseluruhan. Namun, realitas di lapangan sering menunjukkan hal sebaliknya: strategi organisasi disusun pada satu ruang perencanaan, sementara strategi pengadaan dikembangkan pada ruang lain yang terpisah, dengan logika dan prioritasnya masing-masing.
Pemisahan ini bukan sekadar persoalan teknis perencanaan. Ia berpotensi menciptakan ketidaksinkronan arah gerak organisasi, di mana tujuan strategis yang ditetapkan tidak sepenuhnya didukung oleh pola belanja, pemilihan penyedia, maupun desain kontrak yang dijalankan melalui pengadaan.
Keterkaitan Strategis yang Tidak Terelakkan
Terdapat sejumlah karakteristik mendasar yang menegaskan bahwa strategi organisasi dan strategi pengadaan tidak dapat dipisahkan.
Pertama, keduanya sama-sama bersifat jangka panjang, memiliki cakupan yang luas, dan dapat ditetapkan pada berbagai tingkatan—mulai dari tingkat organisasi, unit kerja, hingga fungsi tertentu. Ketika proses penyusunannya dilakukan secara terpisah, organisasi berisiko bergerak ke arah yang tidak selaras: strategi organisasi berbicara tentang visi dan misi, sementara strategi pengadaan berjalan dengan logika efisiensi jangka pendek yang sempit.
Kedua, baik strategi organisasi maupun strategi pengadaan disusun melalui tahapan yang serupa. Keduanya berangkat dari misi dan tujuan, dilanjutkan dengan penilaian kondisi internal organisasi, analisis lingkungan eksternal, identifikasi berbagai opsi strategis, hingga penetapan cara implementasi untuk mencapai tujuan yang dipilih. Kesamaan proses ini menunjukkan bahwa pengadaan seharusnya menjadi instrumen strategis, bukan sekadar fungsi administratif.
Ketiga, perbaikan berkelanjutan merupakan esensi dari keduanya. Organisasi dan pengadaan sama-sama berhadapan dengan dinamika yang terus berubah: pasar yang semakin fluktuatif, siklus hidup produk yang semakin pendek, keterbatasan anggaran, serta tuntutan publik terhadap transparansi dan kualitas layanan yang semakin tinggi. Tanpa integrasi yang kuat, upaya peningkatan nilai (value for money) akan terfragmentasi dan kehilangan daya dorong strategisnya.
Strategi Organisasi sebagai Tema Pemersatu
Strategi organisasi pada hakikatnya adalah konsep besar yang berfungsi sebagai tema pemersatu seluruh aktivitas organisasi. Dalam kerangka ini, strategi pengadaan tidak boleh diposisikan sebagai dokumen turunan yang bersifat teknis semata, melainkan sebagai bagian yang secara eksplisit dimaktubkan dalam strategi organisasi.
Agar integrasi tersebut benar-benar bermakna, penyusunan strategi—termasuk strategi pengadaan—perlu menjawab tiga pertanyaan dasar.
Pertama, apa yang akan kita lakukan dan untuk siapa kita melakukannya? Pertanyaan ini menegaskan orientasi layanan dan penerima manfaat, yang dalam sektor publik sering kali mencakup berbagai kelompok masyarakat dengan kebutuhan yang berbeda-beda.
Kedua, apa tujuan dan sasaran yang ingin kita capai? Di sinilah pengadaan harus diterjemahkan sebagai alat pencapai tujuan, bukan tujuan itu sendiri. Pilihan metode pengadaan, spesifikasi, dan model kontrak semestinya mencerminkan sasaran strategis organisasi.
Ketiga, bagaimana kita akan mengelola seluruh aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan? Jawaban atas pertanyaan ini menuntut pengelolaan pengadaan yang adaptif, akuntabel, dan selaras dengan tata kelola organisasi secara keseluruhan.
Kompleksitas Sektor Publik
Berbeda dengan sektor privat yang pada umumnya berfokus pada penciptaan laba, sektor publik memiliki dimensi yang jauh lebih kompleks. Tujuan organisasi publik tidak hanya terkait efisiensi ekonomi, tetapi juga keadilan sosial, pemerataan layanan, akuntabilitas publik, serta keberlanjutan kebijakan.
Kompleksitas inilah yang menuntut integrasi strategi pengadaan dengan strategi organisasi secara lebih mendalam. Pengadaan publik tidak lagi dapat dipahami sebagai aktivitas membeli barang dan jasa semata, melainkan sebagai instrumen kebijakan yang secara langsung memengaruhi capaian strategis organisasi dan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
Dengan demikian, menyatukan strategi pengadaan ke dalam strategi organisasi bukan sekadar pilihan manajerial, melainkan sebuah keniscayaan strategis. Tanpa integrasi tersebut, organisasi publik berisiko kehilangan arah, sementara pengadaan berjalan tanpa makna strategis yang utuh.