Dalam praktik pengadaan, saya belajar—sering kali melalui pengalaman langsung—bahwa spesifikasi teknis yang baik tidak cukup berhenti pada dua hal klasik: spesifikasi mutu dan spesifikasi jumlah. Keduanya memang fundamental, tetapi belum tentu memadai untuk mengendalikan risiko di lapangan.
Di banyak kasus, persoalan justru muncul bukan karena barangnya salah mutu atau kurang jumlah, melainkan karena waktu pengiriman yang tidak terdefinisi dengan jelas dan tingkat layanan yang diasumsikan sepihak. Di titik inilah spesifikasi teknis seharusnya bekerja lebih strategis.
Ketika Spesifikasi Waktu Menjadi Kritis
Saya pernah menangani pengadaan meubeler untuk sebuah gedung dengan tiga lantai. Secara sederhana, orang bisa saja menulis spesifikasi: meja sekian unit, kursi sekian unit, lemari sekian unit. Mutu jelas, jumlah jelas. Namun, pengalaman mengajarkan bahwa pendekatan seperti itu menyisakan ruang risiko.
Karena meubeler tersebut akan dikirim dan ditempatkan tersebar di tiga lantai, saya memilih untuk menuliskan secara eksplisit lokasi penempatan setiap jenis meubeler. Informasi ini saya masukkan sebagai bagian dari spesifikasi waktu dan pelaksanaan.
Dengan cara ini, penyedia sejak awal memahami bahwa pekerjaan bukan sekadar “mengantar barang ke gedung”, tetapi mencakup pengiriman bertahap, distribusi internal, dan penyesuaian waktu sesuai kompleksitas lokasi. Spesifikasi waktu tidak lagi abstrak, melainkan terikat langsung pada konteks nyata pekerjaan.
Spesifikasi Tingkat Layanan: Mengunci Ekspektasi
Pelajaran berikutnya adalah soal tingkat layanan. Meubeler, pada praktiknya, jarang datang dalam kondisi siap pakai. Ada proses perakitan, penyesuaian, dan penempatan akhir. Jika aspek ini tidak ditulis secara tegas, maka akan muncul perdebatan klasik: apakah perakitan menjadi tanggung jawab penyedia atau pengguna?
Untuk menghindari ambiguitas tersebut, saya menuliskan secara eksplisit bahwa penyedia wajib menyiapkan personel yang hadir untuk perakitan di lokasi. Ini bukan sekadar tambahan kalimat, tetapi sebuah pengunci ekspektasi. Penyedia memahami ruang lingkup layanan, dan pengguna mendapatkan kepastian hasil akhir yang sesuai kebutuhan.
Spesifikasi sebagai Instrumen Kepemimpinan
Dari pengalaman ini, saya semakin yakin bahwa spesifikasi teknis bukan dokumen administratif semata. Ia adalah alat kepemimpinan. Melalui spesifikasi yang lengkap—mutu, jumlah, waktu, dan tingkat layanan—kita sedang mengarahkan perilaku penyedia, mengelola ekspektasi pemangku kepentingan, dan pada saat yang sama memitigasi risiko sejak tahap perencanaan.
Spesifikasi yang ditulis dengan kesadaran kontekstual akan mengurangi potensi konflik, memperjelas tanggung jawab, dan memperkuat akuntabilitas. Semua itu dimulai dari keberanian untuk berpikir melampaui format baku.
“Pengadaan bukan sekadar belanja, tapi merupakan ruang kepemimpinan dan mitigasi risiko.”