Salah satu tahapan penting dalam pengadaan barang/jasa pemerintah adalah serah terima barang/jasa dari penyedia kepada pemerintah. Serah terima barang/jasa merupakan bukti bahwa penyedia telah menyelesaikan kewajibannya sesuai dengan kontrak, dan pemerintah telah menerima barang/jasa sesuai dengan spesifikasi, kualitas, dan waktu yang disepakati. Serah terima barang/jasa juga merupakan dasar untuk melakukan pembayaran kepada penyedia.
Serah terima barang/jasa diatur dalam Pasal 58 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 (Perpres PBJP). Pasal 58 Perpres PBJP menyebutkan bahwa:
- (1) PPK menyerahkan barang/jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 kepada PA/KPA.
- (2) Serah terima sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam berita acara.
Pasal 57 Perpres PBJP secaara konteksnya mengatur bahwa:
- Penyedia menyerahkan barang/jasa kepada PPK sesuai dengan ketentuan dalam kontrak.
- PPK melakukan pemeriksaan dan/atau pengujian terhadap barang/jasa yang diserahkan oleh penyedia sesuai dengan ketentuan dalam kontrak.
- PPK menandatangani berita acara serah terima barang/jasa kepada penyedia apabila barang/jasa yang diserahkan oleh penyedia telah memenuhi ketentuan dalam kontrak.
Dari ketentuan diatas tersebut, dapat disimpulkan bahwa prosedur serah terima barang/jasa pemerintah meliputi:
- Penyedia menyerahkan barang/jasa kepada PPK sesuai dengan kontrak.
- PPK melakukan pemeriksaan dan/atau pengujian terhadap barang/jasa yang diserahkan oleh penyedia sesuai dengan kontrak.
- PPK menandatangani berita acara serah terima barang/jasa kepada penyedia apabila barang/jasa yang diserahkan oleh penyedia telah memenuhi ketentuan dalam kontrak.
- PPK menyerahkan barang/jasa kepada PA/KPA sesuai dengan ketentuan dalam kontrak.
- PPK dan PA/KPA menandatangani berita acara serah terima barang/jasa sebagai bukti bahwa pemerintah telah menerima barang/jasa dari penyedia.
Dokumen yang diperlukan dalam serah terima barang/jasa pemerintah adalah:
- Berita acara serah terima barang/jasa dari penyedia kepada PPK.
- Berita acara pemeriksaan dan/atau pengujian barang/jasa oleh PPK.
- Berita acara serah terima barang/jasa dari PPK kepada PA/KPA.
Berita acara serah terima barang/jasa harus memuat setidaknya:
- Nama dan alamat pihak yang menyerahkan dan menerima barang/jasa.
- Nomor dan tanggal kontrak.
- Jenis, jumlah, spesifikasi, kualitas, dan harga barang/jasa yang diserahkan dan diterima.
- Catatan dan keterangan lain yang relevan.
- Tanda tangan dan stempel pihak yang menyerahkan dan menerima barang/jasa.
Serah terima barang/jasa pemerintah merupakan tahapan yang sangat penting dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, karena berkaitan dengan hak dan kewajiban pihak penyedia dan pihak pemerintah, serta akuntabilitas penggunaan anggaran publik. Oleh karena itu, serah terima barang/jasa pemerintah harus dilakukan dengan cermat, teliti, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.