Setiap tahun, dalam forum-forum pengadaan, kita sering mendengar kalimat seperti ini:
“Penyedia ini dulu pernah telat.”
“Waktu itu dia nggak lengkap dokumennya.”
“Kayaknya dulu pernah diputus kontraknya…”
Tapi yang mengejutkan, penyedia yang sama masih bisa lolos dan menang.
Ini bukan semata soal kealpaan teknis. Ini soal absennya sistem yang mampu menyimpan, mengelola, dan menyuarakan memori kelembagaan. Yang kita miliki saat ini, seringkali hanya memori individual.
Dalam praktiknya, rekam jejak penyedia sering tidak terdokumentasi secara formal dan sistematis. Kadang hanya disampaikan secara lisan saat evaluasi, atau tertulis seadanya di notulen rapat yang tidak dibuka lagi tahun depan. Ketika PPK-nya berganti, memori institusi pun ikut lenyap.
Padahal, kita butuh sesuatu yang lebih dari sekadar “ingatan tim”.
Kita butuh memori organisasi.
Mengapa Rekam Jejak Itu Penting?
Rekam jejak bukan untuk “membalas dendam” ke penyedia, tapi untuk melindungi kualitas layanan publik. Karena:
- Penyedia yang punya catatan buruk tapi tidak dikenali, akan terus mengulang pola.
- Penyedia yang punya kinerja baik, akan tenggelam kalau tidak dibedakan.
- Proses evaluasi menjadi formalitas, bukan berbasis data pengalaman nyata.
Solusinya Sederhana Tapi Butuh Komitmen:
- Bangun sistem evaluasi kinerja penyedia di akhir kontrak, bukan hanya SP2D.
- Dokumentasikan evaluasi dalam format yang bisa ditelusuri lintas tahun dan lintas personel.
- Libatkan Pokmil dan PPK dalam forum sharing antar proyek, agar pengalaman satu bidang bisa jadi pelajaran bagi bidang lain.
Penutup:
Pengadaan bukan soal siapa cepat dan siapa murah saja.
Pengadaan juga soal siapa yang bisa dipercaya.
Dan kepercayaan, dalam birokrasi, hanya bisa tumbuh dari rekam jejak yang terdokumentasi dan diperkuat dengan sistem.
Jika kita tidak membangun itu, maka tiap tahun kita hanya akan mengulang kalimat yang sama:
“Lho… bukannya dulu penyedia ini yang bermasalah?”