Apa saja yang perlu dipersiapkan?
Secara sederhana Penyusunan Spesifikasi Teknis/KAK dalam Perpres 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dapat dilakukan dengan merujuk pada pasal 19 :
- (1) Dalam menyusun spesifikasi teknis/KAK:
- a. menggunakan produk dalam negeri;
- b. menggunakan produk bersertifikat SNI; dan
- c. memaksimalkan penggunaan produk industri hijau.
- (2) Dalam penyusunanspesifikasi teknis/KAK dimungkinkan penyebutan merek terhadap:
- a. komponen barang/jasa;
- b. suku cadang;
- c. bagian dari satu sistem yang sudah ada;
- d. barang/jasa dalam katalog elektronik; atau
- e. barang/jasa pada Tender Cepat.
- (3) Pemenuhan penggunaan produk dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dan produk bersertifikat SNI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan sepanjang tersedia dan tercukupi.
Dokumen yang (mungkin) diperlukan
Bergantung Jenis Barang/Jasa dan Komoditas yang diperlukan, tapi dalam kondisi tertentu paling tidak mencakup informasi sebagai berikut :
- Apa
- Apa yang ingin dipenuhi dan dicapai organisasi dengan pengadaan ini?
- Dokumen Penetapan Identifikasi Kebutuhan dari PA;
- Dapat juga berupa kuisioner penjaringan kebutuhan berdasarkan sebuah spesifikasi/KAK dari end user.
- Dimana
- Memperhatikan peletakan dan instalasi atau tempat barang/jasa akan dihadirkan
- Kapan
- Mengidentifikasi kapan barang / jasa diperlukan sehingga telah terdapat jadwal untuk penggunaan barang tersebut sehingga bisa di rencanakan proses pengadaannya
- Siapa :
- Surat Keputusan Penunjukan sebagai PPK untuk memastikan bahwa pekerjaan tersebut benar ditugaskan kepada seorang PPK;
- Siapa saja Penyedia Potensial, akan lebih membantu bila ada instrumen Manajemen Penyedia yang baik dan mempermudah mengidentifikasi siapa yang mungkin melaksanakan dan potensi kompetisi untuk memilih metode pemilihan yang tepat;
- Mengapa :
- Mengetahui alasan barang/jasa tersebut diperlukan
Informasi tersebut diatas seharusnya dapat terjawab dengan keberadaan dokumen sebagai berikut :
- Surat Keputusan Penunjukan sebagai PPK untuk memastikan bahwa pekerjaan tersebut benar ditugaskan kepada seorang PPK dengan tugas dan kewenangannya;
- DPA dan Pengumuman RUP berkaitan dengan anggaran;
- Dokumen Penetapan Identifikasi Kebutuhan dari PA;
- Informasi tentang Teknologi atau kebutuhan barang/jasa yang dapat diakses dari berbagai sumber, salah satunya di internet, bila perlu informasi terkait teknologi terkait dari produk akhir yang dicantumkan di website produsen;
- Menganalisis fungsi / kegunaan masing-masing teknologi dan alternatif dari barang/jasa;
- Fungsi ruangan yang akan digunakan, atau tempat lokasi barang/jasa tersebut akan dihadirkan;
- Kuantitas dari kapasitas maksimum maupun optimum tempat / lokasi tersebut;
- Data ketersediaan barang, sebelum dilakukan e-Purchasing ;
- Menganalisa struktur pasar dan kesesuaian dengan nilai paket;
- Data permintaan barang dari sesama instansi Pemerintah melalui LPSE maupun SiRUP seluruh K/L/PD se-Indonesia.
- Kemampuan untuk melakukan pengambilan barang, menyimpan barang, dan lain-lain yang disampaikan dalam identifikasi kebutuhan;
- Produk yang saat ini sudah tersedia untuk informasi pertimbangan, berdasarkan barang/.jasa eksisting, dapat bersumber dari aplikasi pencatatan Barang Milik Negara/Barang Milik Daerah untuk kelayakan pengadaannya.
Format Baku?
Format Baku atau standar kadang dibutuhkan untuk memastikan langkah-langkah informasi yang perlu disajikan, namun pada dasarnya tidak mungkin membuat sebuah standar one size fit all bahkan untuk satu jenis barang yang sama sekalipun, sehingga jangan terpaku pada formatnya, tapi tuangkan informasi dan analisa dalam menyusun spesifikasi teknis/KAK untuk pengadaan sesuai dengan kebutuhannya, apa yang saya tuliskan diatas dapat dengan mudah dibantah dari perspektif berbeda untuk kebutuhan berbeda, sesuai dengan sifat pengadaan yang dinamis. Maka dari itu diatas saya hanya menuliskan outlined nya saja.
Demikian disampaikan tetap semangat, tetap sehat, tetap berintegritas, dan salam pengadaan!