Proses Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa itu “daging” utamanya, atau menu utamanya / main course ada di pelaksanaan kontrak, bukan pada proses pemilihan.
Sehingga pelaku pengadaan harusnya fokus pada proses pelaksanaan kontrak ketimbang membuang waktu di proses pemilihan penyedia.
Alih-alih menyalahkan Kelompok Kerja Pemilihan / Pejabat Pengadaan mengapa tidak dapat menghadirkan Penyedia yang bagus, lebih baik kendalikan kontraknya!
Dalam proses pengendalian kontrak, perhatikan hal-hal berikut :
- bila terdapat kondisi yang tidak sesuai di lapangan, dan memerlukan perubahan kontrak, segera lakukan dan tuangkan dalam adendum kontrak.
- Agar dapat segera mengadendum pekerjaan yang berubah, maka segera buat kajian untuk persetujuan perubahan tersebut dilengkapi dokumen pendukung.
- Mari membuat dan mendokumentasikan laporan harian, laporan mingguan, dan laporan bulanan serta memperhatikan laporan tersebut secara berkala.
- Rapat monitoring evaluasi dilakukan bukan sekedar formalitas dan sekedarnya, lakukan monev dengan pembahasan yang detil disertai data dukung.
- Bila terdapat usulan dari penyedia, segera analisa dan buat keputusan demi keberlangsungan pekerjaan.
- Kembangkan komunikasi yang baik sehingga bila terdapat kondisi di luar ketentuan kontrak hal tersebut dapat segera di diskusikan / negosiasi.
- Pengembangan komunikasi yang baik harapannya menghadirkan koordinasi yang responsif sehingga menghadirkan hubungan kerja yang konstruktif.
Dalam pelaksanaan pengendalian kontrak, terkadang masih terbuka cara penyelesaian masalah dengan negosiasi. Materi terkait negosiasi dapat diunduh di : Materi Webinar MSTC 8 Mei 2023 : NEGOSIASI – Optimalisasi Pemerintahan demi Memajukan Bangsa (christiangamas.net)
Negosiasi dalam proses pelaksanaan kontrak dihadirkan untuk menghadirkan solusi atas permasalahan yang dihadapi dengan jalan berunding guna mendapatkan kesepakatan.
Semoga artikel ini bermanfaat untuk memberikan alur pikir yang tepat dalam pengendalian kontrak.
Salam Pengadaan.