Pemberian Penjelasan
Adalah bagian dari Pelaksanaan Pemilihan Penyedia, perhatikan dalam PerLKPP 9/2018 bahwa :
- Pada Halaman Lampiran 56 bagian c disebutkan bahwa “Pemberian penjelasan kualifikasi dilakukan melalui fasilitas yangdisediakan dalam aplikasi SPSE.”
- Pada Halaman Lampiran 62 disebutkan bahwa : Pokja Pemilihan melaksanakan pemberian penjelasan pemilihan Penyedia melalui aplikasi SPSE sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Pemberian penjelasan merupakan media/forum tanya jawab antara Peserta Tender/Seleksi dengan Pokja Pemilihan mengenai ruang lingkup paket pengadaan serta syarat dan ketentuan yang tercantum dalam Dokumen Pemilihan.Tujuan pemberian penjelasan adalah untuk memperjelas ruang lingkup paket pengadaan serta syarat dan ketentuan yang tercantum dalam Dokumen Pemilihan, sehingga terdapat kesamaan pemahaman antara Pokja Pemilihan dan Peserta, sekaligus untuk mendapatkan masukan kemungkinan adanya koreksi atas Dokumen Pemilihan.Lama waktu/durasi pemberian penjelasan disesuaikan dengan kompleksitas pekerjaan. Pokja Pemilihan menjawab setiap pertanyaan yang masuk. Pada saat berlangsungnya pemberian penjelasan, Pokja Pemilihan dapat menambah waktu pemberian penjelasan sesuai dengan kebutuhan. Pokja Pemilihan segera menjawab setiap pertanyaan yang diajukan oleh Peserta sampai dengan batas akhir pemberian penjelasan. Namun demikian, Pokja Pemilihan masih dapat menjawab seluruh pertanyaan setelah waktu pemberian penjelasan telah berakhir. Kumpulan tanya jawab dan keterangan lain pada saat pemberian penjelasan merupakan Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP).Jika dibutuhkan peninjauan lapangan, Pokja Pemilihan dapat melakukan peninjauan lapangan bersama-sama dengan Peserta dan dilanjutkan dengan pemberian penjelasan di lapangan. Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) Lapangan menjadi bagian dari BeritaAcara Pemberian Penjelasan (BAPP). Biaya yang timbul atas peninjauan lapangan dibebankan pada masing-masing pihak.Dalam hal hasil pemberian penjelasan dan/atau pertanyaan tertulis yang disampaikan oleh Peserta mengakibatkan perubahan DokumenPemilihan, maka perubahan tersebut harus dituangkan dalamAdendum Dokumen Pemilihan. Dalam hal perubahan Dokumen Pemilihan terkait Spesifikasi Teknis/KAK, HPS atau RancanganKontrak maka perubahan tersebut harus disetujui oleh PPK. Apabila perubahan tidak dituangkan dalam Adendum Dokumen Pemilihan atau tidak disetujui oleh PPK, maka perubahan tersebut dianggap tidak ada dan ketentuan yang berlaku adalah Dokumen Pemilihan awal. Adendum Dokumen Pemilihan dapat dilakukan secara berulang dengan menyampaikan Adendum Dokumen Pemilihan melalui aplikasi SPSE paling kurang 3 (tiga) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian dokumen penawaran. Apabila Adendum DokumenPemilihan mengakibatkan kebutuhan penambahan waktu penyiapan kembali Dokumen Pemilihan, maka Pokja Pemilihan memperpanjangbatas akhir penyampaian penawaran.
Penjelasan Panjang terkait Pemberian Penjelasan saya copas dari PerLKPP 9/2018, namun esensi yang saya cetak tebal diatas berkaitan dengan Kelompok Kerja Pemilihan dalam proses Pemberian Penjelasan tidak terlepas sepenuhnya dari Pejabat Pembuat Komitmen dalam hal terkait Spesifikasi Teknis/KAK, HPS atau Rancangan Kontrak yang menjadi ruang lingkup paket tersebut.
Secara Tersirat
Dengan demikian secara Tersirat PPK sudah dapat menjelaskan Paket Pekerjaan berdasarkan Spesifikasi Teknis/KAK, HPS, atau Rancangan Kontrak kepada Kelompok Kerja Pemilihan. Untuk melakukan hal ini dalam kondisi tertentu saya membuat Instrumen Pemberian Penjelasan untuk membantu Kelompok Kerja Pemilihan dalam bentuk Slide Powerpoint.
Tujuannya apabila Slide tersebut diberikan kepada Pokmil dan Pokmil dapat memahami esensi dan pelaksanaan pekerjaan nantinya berdasarkan Spesifikasi Teknis/KAK, HPS atau Rancangan Kontrak, maka seharusnya Pelaku usaha yang mengikuti tender/seleksi dapat memahami nya.
Kebetulan saya adalah PPK yang berawal dari Kelompok Kerja Pemilihan dan Pejabat Pengadaan, terkadang tidak semua hal berkaitan dengan Pekerjaan saya akan menguasai, keberadaan instrumen pemberian penjelasan ini akan memudahkan PPK untuk memberi penjelasan pada Pokmil, dan selanjutnya slide Powerpoint tersebut dapat ditambahkan esensi dari bagian yang saya garis bawahi diatas berkaitan dengan syarat dan ketentuan yang tercantum dalam Dokumen Pemilihan yang akan dijelaskan.
Pemberian Penjelasan bukan Copy and Paste halaman dari Spesifikasi semata, tapi untuk menjelaskan sesuatu dengan kalimat yang tidak mungkin dilakukan dengan dokumen formal. Berikut adalah contoh bagian halaman dari Instrumen Pemberian Penjelasan yang pernah saya buat :
Krusial?
Sudah bukan rahasia umum bila Penyedia menawar tidak membaca seluruh dokumen yang ada, empasis saya dalam pembuatan instrumen pemberian penjelasan kebanyakan pada rancangan kontrak dan bagaimana teknis hal yang perlu diberikan sebagai informasi dalam pelaksanaan pekerjaan nantinya. Informasi ini wajib diberikan oleh Pokmil kepada seluruh peserta Pelaku Usaha melalui ruang virtual Pemberian Penjelasan dalam aplikasi SPSE! Jadi tidak ada lagi alasan ketika rancangan kontrak di finalisasi dan menjadi Kontrak Penyedia mengutarakan saya tidak baca semua dokumen.
Kolaboratif
Pemberian Penjelasan adalah Upaya Kolaboratif, informasi berkaitan dengan Paket Pekerjaan diketahui oleh PPK, dan disampaikan kepada Pokmil, seluruh kulminasi informasi tersebut dapat dikombinasi dan dijadikan sebuah informasi untuk disampaikan dalam tahapan pemberian Penjelasan sejak awal alias pre-emptive. Disini andil PPK sudah jelas dan sangat berpengaruh, siapa sih pihak yang paling memiliki pemahaman dalam Pelaksanaan sebuah Pekerjaan? tentunya PPK dan Pokmil hanya memiliki Peran untuk menjadi pihak yang memaahami “kulit luar” proses Pelaksanaan Kontrak dan skema dalam Pelaksanaan Pemilihan Penyedia.
Tentunya Pembuatan Instrumen Pemberian Penjelasan oleh PPK ini menjadi hak dari Pokmil untuk menayangkannya, memodifikasi, atau menyampaikannya dengan cara berbeda. PPK tidak berhak dan tidak boleh mengintervensi hingga metode dan cara melaksanakannya! Namun pada prinsipnya pembuatan instrumen ini dapat dilakukan oleh PPK untuk memperjelas Paket yang akan dilaksanakan hingga Pokmil paham, kalau Pokmil Paham dan penjelasan itu disampaikan dengan baik juga pada proses Pemberian Penjelasan apapun metode nya tidak menjadi masalah yang penting terlaksananya Pemberian Penjelasan ini dapat mencapai Tujuan Pemberian Penjelasan itu sendiri.
Dengan demikian Tujuan Pemberian Penjelasan dapat terlaksana dan bukan sekedar ajang formalitas karena jadwalnya ada semata.
Untuk Contoh Instrumen Pemberian Penjelasan yang pernah saya buat secara lengkap, saya janji akan saya bagikan setelah proses Tender diselesaikan.
Demikian yang dapat saya sampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!