Pejabat Pengadaan: Fokus pada Pemilihan Penyedia, Bukan Menggantikan Peran PPK
Dalam praktik Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, istilah Pejabat Pengadaan sering kali dipahami secara tidak utuh. Akibatnya, peran dan batas kewenangan antara Pejabat Pengadaan dan PPK kerap bercampur, bahkan saling tumpang tindih. Kondisi ini bukan sekadar persoalan teknis, melainkan berpotensi menimbulkan risiko tata kelola dan akuntabilitas dalam pengadaan.
Padahal, jika merujuk pada regulasi, tugas Pejabat Pengadaan telah diatur secara jelas dan spesifik.
Apa yang Diatur Regulasi?
Dalam ketentuan Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Pejabat Pengadaan memiliki mandat utama melaksanakan proses pemilihan penyedia untuk pengadaan tertentu, antara lain melalui Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung dalam batas nilai tertentu, serta E-Purchasing. Fokus tugas ini berada pada tahapan pemilihan, bukan pada perencanaan teknis atau perumusan kebutuhan.
Dengan kata lain, Pejabat Pengadaan berperan pada fase bagaimana penyedia dipilih, bukan apa yang dibeli dan bagaimana kontraknya dirancang.
Realitas di Lapangan
Dalam praktik yang sering saya temui, Pejabat Pengadaan tidak jarang diminta—atau bahkan secara otomatis dianggap—untuk ikut menyusun:
- Spesifikasi teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK),
- Harga Perkiraan Sendiri (HPS),
- Rancangan kontrak.
Tiga dokumen tersebut sejatinya merupakan tanggung jawab PPK, karena berada dalam ruang perencanaan pengadaan dan pengelolaan kontrak. Ketika Pejabat Pengadaan ikut menyusun dokumen-dokumen tersebut, maka secara tidak langsung terjadi pergeseran peran yang tidak sesuai dengan regulasi.
Masalahnya bukan pada kemampuan atau kemauan membantu, melainkan pada pemisahan fungsi yang harus dijaga.
Mengapa Pemisahan Peran Ini Penting?
Pengadaan publik bukan sekadar soal menyelesaikan pekerjaan, tetapi tentang menjaga proses agar tetap objektif, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan. Ketika satu peran menjalankan terlalu banyak fungsi, risiko berikut akan muncul:
Pertama, konflik peran. Pejabat Pengadaan yang ikut menyusun spesifikasi atau HPS lalu melakukan pemilihan penyedia berpotensi menilai dokumen yang ia susun sendiri.
Kedua, kaburnya akuntabilitas. Ketika terjadi masalah, sulit ditelusuri apakah kesalahan berasal dari perencanaan atau dari proses pemilihan.
Ketiga, melemahnya prinsip check and balance. Padahal, pemisahan peran antara PPK dan Pejabat Pengadaan adalah salah satu mekanisme pengendalian risiko dalam sistem pengadaan.
Memahami Porsi Tugas, Bukan Menambah Beban
Perlu dipahami bahwa Pejabat Pengadaan bukan PPK versi ringan, dan PPK bukan Pejabat Pengadaan versi lengkap. Keduanya memiliki mandat berbeda, meskipun saling terhubung dalam satu siklus pengadaan.
Pejabat Pengadaan seharusnya fokus pada:
- memastikan proses pemilihan penyedia berjalan sesuai ketentuan,
- menjaga kepatuhan prosedural,
- menjamin objektivitas dan transparansi dalam pemilihan.
Sementara itu, PPK bertanggung jawab atas:
- perumusan kebutuhan,
- penyusunan spesifikasi/KAK,
- penetapan HPS,
- penyusunan dan pengelolaan kontrak.
Ketika masing-masing peran dijalankan secara tepat, pengadaan justru menjadi lebih kuat, bukan lebih rumit.
Penutup
Pengadaan publik bukan sekadar belanja, tetapi ruang kepemimpinan dan mitigasi risiko.
Memahami batas tugas Pejabat Pengadaan bukan soal kaku pada aturan, melainkan soal menjaga tata kelola agar setiap keputusan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan menempatkan Pejabat Pengadaan secara fokus pada proses pemilihan penyedia—dan tidak membebani mereka dengan tugas PPK—organisasi justru sedang membangun pengadaan yang lebih sehat, profesional, dan berintegritas.
Pengadaan yang baik tidak lahir dari semua orang mengerjakan segalanya, tetapi dari setiap peran yang dijalankan secara tepat.