Menyusun Anggaran Biaya
Terdapat dua metode yang cukup umum / paling dikenali dalam mengatur anggaran, dalam hal ini antara lain :
1. Memulai dari Nol
Cara ini melakukan penyusunan anggaran dengan mengambil sudut pandang dari perkiraan yang dikembangkan dari asumsi berbasis permulaan yang dimulai dari apa yang menjadi biaya dan manfaat yang dapat dihasilkan. Anggaran disusun tanpa menggunakan referensi dari transaksi periode sebelumnya. Anggaran disusun berdasarkan sesuatu yang diharapkan akan terjadi, mudah diprediksi, dan berdasarkan dari perkiraan mendatang tanpa data masa lalu.
2. Rekam Jejak Historis
Dalam tipe penyusunan anggaran ini, pengetahuan tentang harga kontrak sebelumnya menjadi pengetahuan tentang biaya apa saja yang dapat timbul, dengan demikian harga transaksi sebelumnya ini menjadi dasar dari bagaimana memformulasi dan memperkirakan anggaran yang akan dikeluarkan. Dalam hal ini tingkat inflasi maupun kondisi ekonomi dapat menjadi pertimbangan dalam memformulasi anggaran tersebut.
Bagaimana Selanjutnya?
Setelah melakukan keputusan bagaimana cara menyusun anggaran dalam perencanaan sebagai pilihan yang diambil, pilihan yang diambil tersebut akan menentukan bagaimana proses menyusun anggaran, penyusunan anggaran disini berada dalam tahap “Perencanaan” dan berbeda dalam tahap “Persiapan” Pengadaan, Penganggaran dalam Perencanaan mendahului penyusunan Harga Perkiraan Sendiri dalam Tahap Persiapan Pengadaan.
Proses berikut ini dapat digunakan untuk menyusun Anggaran :
- Tentukan asumsi yang diperlukan untuk menyusun anggaran;
- Tetapkan gradasi dari aspek kuantitas;
- Analisis proses dan sumber daya yang diperlukan;
- Terapkan faktor keuangan;
- Evaluasi;
- Finalisasi Anggaran/Rencana Perkiraan Maju.
Proses Penyusunan Anggaran
Asumsi
Dalam penyusunan anggaran terdapat kemungkinan yang perlu diambil keputusannya karena adanya ketidakpastian, maka dalam ketidakpastian ini perlu ditetapkan sebagai pondasi dengan menetapkan asumsi, contoh asumsi dari bagaimana penjualan secara nasional atas sebuah komoditas dan trend harga di masa mendatang.
Kuantitas
Menspesifikasikan permintaan dari pengguna akhir dan perlu ditetapkan kuantitas yang cukup dan berkaitan dengan pembelian yang dibutuhkan, termasuk didalamnya jumlah pembelian harian yang perlu ditetapkan dan dilaksanakan untuk dapat memenuhi kebutuhan.
Analisis
Meneliti proses dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan, dalam hal ini meneliti secara variabel dengan simulasi, misal dalam memenuhi pesanan 100 produk dalam sehari maka dalam satu hari kerja diketahu bahwa dalam satu jam terdapat pesanan 2 produk perjam, hal ini dapat disimpulkan diperlukan 50 jam kerja yang diperlukan, 50 jam kerja ini tadi diperlukan untuk memenuhi pesanan kebutuhan sebanyak 100 produk, maka 50 jam kerja ini yang menjadi bahan untuk menentukan anggaran.
Faktor Keuangan
Dengan faktor keuangan maka 50 jam kerja perhari kerja maka dapat diketahui jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, dalam hal ini 50 jam kerja dalam sehari, maka dalam 1 hari untuk 1 orang terdapat 7 jam kerja efektif maka dimungkinkan kurang lebih perlu 7-8 orang yang diperlukan dalam sehari, dan selanjutnya diterapkan Upah Minimum Regional yang diperlukan sebagai Faktor Keuangan sebagai bahan penganggaran.
Evaluasi
Untuk melihat apakah rencana anggaran biaya ini realistis atau tidaknya dalam memenuhi harapan dari pengguna di dalam organisasi, maka evaluasi dan tindak lanjut secara iteratif dapat dilaksanakan, dalam hal ini evaluasi yang menjurus pada pengulangan proses tetap perlu dibuka kemungkinan tersebut.
Finalisasi
Setelah melakukan proses-proses yang diperlukan, maka finalisasi anggaran/rencana anggaran biaya dapat dilaksanakan.
Kesimpulan
Terdapat dua cara untuk melakukan penganggaran, memulai dari nol atau menggunakan rekam jejak historis, apapun pilihannya proses penyusunan anggaran dapat dilaksanakan sesuai tahapan yang bisa dilakukan secara iteratif sebelum difinalisasi. Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!