Baru-baru ini, saya menerima pertanyaan konsultasi yang sangat relevan dengan kendala operasional yang sedang dihadapi oleh banyak praktisi pengadaan di lapangan, khususnya terkait Mini Kompetisi Pekerjaan Konstruksi.
Permasalahan utamanya adalah adanya benturan antara regulasi dan teknis aplikasi. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 mengamanatkan bahwa Pokja Pemilihan (Pokmil) harus beranggotakan jumlah yang gasal. Namun, realitas pada sistem E-Purchasing menunjukkan bahwa seluruh eksekusi pelaksanaan pemilihan hanya bisa dioperasikan oleh satu akun saja. Ketidakselarasan antara kewajiban kolektif kolegial dari regulasi dan batasan tunggal dari sistem ini tentu menimbulkan polemik. Jika kita langsung mengiyakan dan memprosesnya begitu saja tanpa memikirkan mitigasi risiko, posisi Pokja akan sangat rentan terhadap temuan atau sanggahan di kemudian hari.
Lalu, bagaimana cara kita menyikapinya? Untuk mengatasi kebuntuan ini, saya merumuskan dua opsi professional judgement yang dapat dipertimbangkan:
Opsi 1: Menyatakan Sistem Belum Sepenuhnya Memadai
Pokmil dapat mengambil sikap bahwa sistem saat ini belum sepenuhnya memadai untuk memfasilitasi amanat aturan yang mengharuskan Pokmil berjumlah gasal. Mengingat keterbatasan sistem ini, Pokmil bisa merekomendasikan agar proses mini kompetisi tersebut ditarik dan dieksekusi langsung oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) karena walau secara sistem sudah ada peran Pokmil di sistem, tapi sifatnya hanya satu orang saja sedangkan nunlah Kelompok Kerja di aturan adalah minimal 3 orang.
Opsi 2: Eksekusi Sistem dengan Mitigasi Administrasi Manual yang Ketat
Apabila Pokmil tetap harus melaksanakan dan memanfaatkan sistem Mini Kompetisi E-Purchasing, maka pengamanan dokumen administrasi di luar sistem harus diperkuat. Langkah-langkahnya meliputi:
- Menyusun kertas kerja pengujian atau evaluasi secara kronologis.
-
Mengamankan bukti dengan mengambil tangkapan layar (screenshot) pada setiap tahapan proses, terutama alasan-alasan teknis jika terjadi penurunan peringkat penyedia.
-
Mengadakan rapat mufakat yang melibatkan seluruh anggota Pokmil (yang berjumlah gasal) untuk menyepakati hasil evaluasi bersama.
-
Menuangkan kesepakatan tersebut ke dalam Berita Acara yang sah.
-
Setelah mufakat terbentuk, barulah eksekusi pada sistem dilakukan melalui satu akun perwakilan, dengan berlandaskan pada kertas kerja dan Berita Acara sebagai bukti pertanggungjawaban otentik.
Pengambilan keputusan di antara dua opsi ini tidak bisa dilakukan secara serampangan. Masing-masing professional judgement perlu ditelaah lebih lanjut dan diproses dengan sangat cermat sesuai dengan dinamika di instansi masing-masing.
Semoga ulasan singkat ini bisa menjadi pencerahan bagi rekan-rekan pengadaan se-Indonesia agar senantiasa melangkah dengan mitigasi risiko yang tepat.