Mari Mengingat Kembali Masa sebelum e-Procurement Hadir
e-Procurement memang tidak terbatas pada proses pemilihan penyedia saja, memang proses pemilihan penyedia adalah bagian dari e-Procurement yang fungsilnya adalah simplifikasi proses pengadaan.
Berikut adalah Tahapan Pembukaan Penawaran Secara Manual :
- Menyiapkan Daftar Hadir Peserta Saat Pemasukan Penawaran
- Mengumpulkan dokumen penawaran dari kotak penawaran setelah waktu penutupan
- Memeriksa apakah semua sampul disegel dan semua persyaratan terpenuhi
- Pembukaan Penawaran di depan peserta tender
- Mengumpulkan hal hal yang di dapat saat pembukaan dokumen penawaran
- Memberikan nomor setiap penawaran secara berurutan mencantumkan inisial dan tanggal pada halaman pertama
Setelah proses diatas selesai, selanjutnya perlu dilaksanakan lagi hal-hal sebagai berikut untuk finalisasi pembukaan dokumen penawaran :
- Penawaran harga harus diberikan tanggal pada setiap halaman dari daftar kuantitas dan diparaf
- Menandai dan melingkari diskon potongan harga, jumlah, dan lain-lain
- Menandai dokumen asli dan dokumen salinan
- Jika terdapat perubahan maka harus diparaf dan menuliskan tanggal waktu serta diberi nomor seri apabila ada catatan peserta dapat menulis di kolom yang masih tersedia
- Mempersiapkan Berita Acara Pembukaan Penawaran dengan mencantumkan nama peserta tender dan informasi penawaran yang penting
- Peserta Melakukan serah terima pembukaan penawaran dengan panitia tender
- Menyerahkan jaminan penawaran
Tahapan pembukaan Dokumen Penawaran di masa tender dilakukan secara manual menjadi relatif panjang sebagaimana disebutkan diatas, berbeda dengan elektronik dimana pengelolaan dokumen penawaran telah dilakukan secara elektronik dan dalam hal terdapat perubahan sudah otomatis diberikan nomor seri.
Pengadaan Barang/Jasa memerlukan E-Procurement
E-Procurement atau pengadaan secara elektronik bermula dari kebutuhan untuk keterbukaan, transparansi, dan anti korupsi dengan menggunakan teknologi informasi sebagai sarananya, dengan implementasi yang semakin umum pada proses otomatisasi menggunakan Teknologi Informasi (TI) kemudian menjadi bagian dari tujuan pengadaan dan reformasi birokrasi. TI mempermudah proses bisnis dimana :
- implementasi berdasarkan regulasi yang diterapkan dalam aplikasi dapat mendorong penerapan segera dari regulasi itu sendiri
- Pengguna saat ini tinggal berfokus pada proses esensial
- Prosedur yang sifatnya pencatatan informasi secara administratif dan prosedural sudah dihandel oleh sistem IT itu sendiri
- kemudian data yang di input kemudian di proses dalam proses bisnis pengadaan itu sendiri menjadi data kinerja
- data kinerja pengadaan dapat dimanfaatkan untuk merumuskan kebijakan secara makro untuk kepentingan nasional
- mewujudkan tujuan semula pemanfaatan IT dalam procurement itu sendiri yang adalah keterbukaan, transparansi, dan anti korupsi.
Singkat kata berdasarkan uraian diatas maka e-Procurement memberi sudut pandang baru bahwa pengadaan barang/jasa termasuk di dalamnya pelaku usaha saat ini telah kompetitif dengan TI yang menyediakan data semakin informatif.
Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat tetap sehat, dan salam pengadaan!