Membaca Anomali TKDN, Harga, dan Spesifikasi dalam E-Purchasing
Digitalisasi pengadaan membawa banyak kemudahan. Salah satunya melalui E-Purchasing Katalog Elektronik dengan metode Mini-Kompetisi. Penyedia dapat berkompetisi secara elektronik dan sistem membantu menyusun papan peringkat berdasarkan parameter yang telah ditetapkan.
Namun ada satu hal yang menurut saya penting dipahami: peringkat pertama pada sistem tidak otomatis berarti penawaran tersebut langsung menjadi pemenang.
Papan peringkat adalah instrumen untuk membantu proses evaluasi. Setelah sistem menyusun urutan penawaran, PPK atau Pejabat Pengadaan tetap harus melakukan evaluasi terhadap kesesuaian produk, spesifikasi teknis, data Produk Dalam Negeri, harga, dan persyaratan lain yang sebelumnya telah ditetapkan.
Keputusan Kepala LKPP Nomor 93 Tahun 2025 mengatur pelaksanaan E-Purchasing Katalog Elektronik melalui metode Mini-Kompetisi. Dalam implementasinya, mekanisme pemeringkatan juga tidak dapat disederhanakan hanya menjadi kalimat “TKDN tertinggi dan harga terendah”. Untuk Mini-Kompetisi Barang/Jasa Lainnya terdapat perbedaan mekanisme antara itemized dan non-itemized, termasuk penggunaan prioritas Produk Dalam Negeri, TKDN, BMP, harga penawaran, maupun Harga Evaluasi Akhir dalam kondisi tertentu.
Pada Mini-Kompetisi itemized, misalnya, sistem terlebih dahulu memperhatikan kelompok prioritas Produk Dalam Negeri. Setelah berada dalam kelompok atau cluster prioritas yang sama, faktor harga menjadi bagian berikutnya dalam penentuan urutan. Untuk paket tertentu di atas Rp1 miliar, Harga Evaluasi Akhir atau HEA juga dapat digunakan sesuai ketentuan. Sementara pada mekanisme non-itemized, sistem dapat menghitung skor berdasarkan kombinasi skor prioritas PDN dan skor harga.
Artinya, kita memang perlu memahami logika di balik papan peringkat, bukan sekadar melihat angka 1, 2, 3, dan seterusnya.
Saya Pernah Menemukan Kasus yang Menarik
Sebut saja produknya memiliki nomor seri:
ABC-123.
Dalam sebuah Mini-Kompetisi terdapat beberapa penyedia yang menawarkan produk tersebut.
Menariknya, ada penyedia yang menayangkan produk ABC-123 sekaligus memiliki data TKDN yang terbaca atau terhubung pada data produknya di Katalog Elektronik. Di sisi lain terdapat penyedia lain yang menawarkan produk dengan merek, tipe, dan nomor seri ABC-123 yang sama persis, bahkan dengan harga yang lebih rendah, tetapi informasi TKDN pada penayangan produknya tidak terbaca dengan cara yang sama.
Secara fisik, produknya bisa jadi sama.
ABC-123 tetap ABC-123.
Namun dari perspektif sistem, data yang melekat pada kedua penayangan tersebut tidak identik.
Ini penting karena dalam model papan peringkat Mini-Kompetisi, nilai TKDN yang digunakan adalah nilai yang tercatat pada aplikasi Katalog Elektronik untuk produk yang ditawarkan peserta kompetisi.
Di sinilah muncul situasi yang sekilas terasa aneh.
Vendor A menawarkan ABC-123 dengan harga lebih tinggi, tetapi data TKDN produknya terbaca oleh sistem.
Vendor B menawarkan ABC-123 yang sama dengan harga lebih rendah, tetapi data TKDN pada penayangannya tidak terbaca atau tidak terasosiasi dengan cara yang sama.
Hasilnya?
Vendor yang lebih murah belum tentu berada pada posisi yang lebih tinggi.
Apakah sistemnya salah?
Belum tentu.
Apakah barang yang lebih murah otomatis harus dipilih?
Juga belum tentu.
Yang terjadi bisa merupakan anomali data, perbedaan kelengkapan penayangan produk, integrasi data, atau karakteristik algoritma pemeringkatan. Sistem membaca data yang tersedia pada penayangan, sedangkan manusia yang melakukan evaluasi harus membaca substansi keseluruhan penawaran.
Di sinilah fungsi evaluasi menjadi sangat penting.
Peringkat Sistem Bukan Tombol “Auto-Winner”
Panduan resmi INAPROC yang diperbarui pada 22 Agustus 2026 menjelaskan bahwa setelah Mini-Kompetisi selesai, PPK/PP melakukan evaluasi terhadap penawaran penyedia. Sistem memang menampilkan urutan yang telah disusun secara otomatis, tetapi PPK/PP tetap melakukan evaluasi sebelum menunjuk pemenang.
Pada proses evaluasi, sistem bahkan menyediakan perbandingan antara spesifikasi yang dikompetisikan dengan penawaran penyedia.
Apabila sesuai, penyedia dapat ditunjuk sebagai pemenang.
Apabila tidak sesuai, penawaran dapat ditolak.
Setelah penawaran peringkat pertama ditolak berdasarkan alasan evaluasi yang sah, proses dilanjutkan kepada peringkat berikutnya. Mekanisme tersebut dapat berlangsung berurutan sampai ditemukan penawaran yang memenuhi persyaratan.
Jadi pertanyaannya bukan:
“Siapa yang nomor satu?”
Pertanyaan yang lebih tepat adalah:
“Apakah penawaran pada peringkat pertama benar-benar memenuhi seluruh kebutuhan dan persyaratan yang telah ditetapkan?”
Itulah perbedaannya.
Jangan Buru-Buru Menjadikan TKDN sebagai Alasan Menggugurkan
Kembali kepada kasus ABC-123.
Misalnya barang yang akan kita beli bukan sekadar sebuah sasis kendaraan. Kebutuhan sebenarnya adalah kendaraan dengan sasis sekaligus pekerjaan atau spesifikasi karoseri tertentu.
Peringkat pertama menawarkan sasis yang kelihatannya sesuai. Data TKDN-nya juga terbaca oleh sistem.
Tetapi ketika dokumen penawarannya diperiksa lebih jauh, ternyata penyedia tidak menjelaskan spesifikasi karoseri yang diminta.
Padahal kebutuhan kita bukan:
“1 unit sasis.”
Kebutuhan kita adalah:
“1 unit kendaraan dengan sasis dan karoseri sesuai spesifikasi teknis.”
Maka alasan evaluasinya menjadi jauh lebih terang.
Tidak perlu terburu-buru menulis:
“Ditolak karena sistem salah membaca TKDN.”
Justru alasan yang jauh lebih objektif adalah:
Penawaran tidak memenuhi spesifikasi teknis karena tidak mencantumkan atau tidak dapat membuktikan kesesuaian spesifikasi karoseri sebagaimana dipersyaratkan dalam dokumen Mini-Kompetisi.
Jika dari sisi harga juga ternyata penawaran tersebut berada jauh di atas alternatif produk identik yang ada dalam kompetisi, fakta tersebut dapat menjadi bagian dari kronologi dan analisis. Namun dasar penolakannya harus tetap dikaitkan dengan kriteria evaluasi dan persyaratan yang telah ditetapkan sejak awal, bukan alasan yang baru diciptakan setelah melihat hasil kompetisi.
Panduan INAPROC bahkan mengatur bahwa apabila penolakan dilakukan karena ketidaksesuaian spesifikasi, PPK/PP harus menunjukkan atribut atau spesifikasi yang tidak sesuai serta memberikan penjelasan alasan ketidaksesuaian tersebut. Setelah itu evaluasi dapat diteruskan kepada peringkat berikutnya.
Ini jauh lebih defensible.
Baik secara administrasi, teknis, maupun ketika suatu hari proses tersebut harus dijelaskan kepada APIP, auditor, aparat pengawasan, atau pihak lainnya.
Bagaimana Jika Produk Peringkat Bawah Ternyata Sama dan Lebih Murah?
Ini bagian yang menarik.
Misalnya setelah peringkat pertama dinyatakan tidak memenuhi spesifikasi teknis, kita turun ke peringkat kedua.
Ternyata sama.
Turun ke peringkat ketiga.
Masih belum memenuhi.
Kemudian pada peringkat kedelapan terdapat penyedia yang menawarkan ABC-123 dengan harga jauh lebih rendah dan setelah dievaluasi ternyata seluruh spesifikasi teknis yang kita butuhkan terpenuhi.
Apakah boleh langsung memilih peringkat kedelapan hanya karena lebih murah?
Jawabannya tetap:
jangan mulai dari kesimpulan bahwa dia harus menang karena paling murah.
Evaluasilah secara berurutan sesuai mekanisme sistem.
Peringkat pertama dievaluasi dan alasan penolakannya didokumentasikan.
Peringkat kedua demikian juga.
Peringkat ketiga demikian seterusnya.
Sampai kemudian ditemukan penawaran yang benar-benar sesuai.
Panduan INAPROC saat ini memang mengarahkan evaluasi dilakukan dari peringkat pertama kemudian berlanjut kepada peringkat berikutnya apabila penawaran sebelumnya tidak sesuai.
Dengan pendekatan seperti ini, kita tidak sedang “mencari alasan untuk memenangkan nomor delapan”.
Kita sedang menjalankan evaluasi secara berurutan sampai menemukan penawaran yang memenuhi kebutuhan.
Perbedaannya sangat besar.
Kalau Peringkat Pertama Sebenarnya Sudah Memenuhi, Jangan Dipaksakan Turun
Sebaliknya, harus disampaikan pula batasannya.
Jika peserta peringkat pertama mempunyai data TKDN yang sesuai, memenuhi seluruh spesifikasi teknis, memenuhi persyaratan lainnya, dan pemeringkatannya memang sesuai dengan mekanisme prioritas PDN/TKDN serta harga yang berlaku, maka keberadaan vendor lain dengan barang sama dan harga lebih murah tidak otomatis menjadi alasan untuk melewati peringkat pertama.
Kita tidak boleh mengubah proses Mini-Kompetisi menjadi sekadar pencarian harga termurah setelah hasilnya muncul.
Mengapa?
Karena Mini-Kompetisi sejak awal telah mempunyai mekanisme pemeringkatan yang juga memberikan tempat kepada kebijakan penggunaan Produk Dalam Negeri.
Dalam Mini-Kompetisi itemized, misalnya, sistem membentuk prioritas berdasarkan kondisi PDN/TKDN sebelum membandingkan harga dalam kelompok tersebut. Sementara pada non-itemized, skor PDN dan harga dapat dikombinasikan dalam skor akhir.
Maka anomali harus dibedakan dengan jelas dari hasil pemeringkatan yang memang secara desain mengikuti kebijakan prioritas Produk Dalam Negeri.
Itulah sebabnya evaluasi membutuhkan judgment.
Bukan judgment untuk mengakali sistem, tetapi judgment profesional untuk memastikan keputusan sesuai kebutuhan, spesifikasi, regulasi, dan data yang tersedia.
Screenshot Itu Bukan Sekadar Dokumentasi
Ada pelajaran praktis lain dari pengalaman seperti ini.
Dokumentasikan proses.
Ketika menemukan sesuatu yang anomali, jangan hanya mengandalkan tampilan aplikasi yang kita lihat hari ini.
Simpan screenshot papan peringkat.
Simpan penawaran penyedia.
Simpan tampilan spesifikasi produk.
Simpan data TKDN yang muncul pada saat evaluasi.
Simpan pula data pembanding yang relevan, dokumen teknis, brosur, sertifikat, dan kronologi evaluasi.
Panduan INAPROC saat ini juga menyediakan fasilitas Unduh Data Penawaran, yang antara lain dapat memuat urutan ranking, nama penyedia, produk, TKDN, BMP, jumlah produk, nilai penawaran, serta tautan Product Detail Page atau snapshot produk. Data tersebut sangat berguna sebagai bagian dari jejak evaluasi.
Menurut saya prinsip sederhananya adalah:
jangan hanya membuat keputusan yang benar. Buatlah keputusan yang dapat dibuktikan mengapa ia benar.
Apalagi sistem digital berkembang cepat. Versi aplikasi berubah, antarmuka berubah, integrasi data berubah, bahkan tampilan histori bisa berubah.
Sementara pertanyaan auditor beberapa tahun kemudian biasanya sederhana:
“Apa dasar Saudara pada saat mengambil keputusan?”
Maka kita harus mempunyai jawabannya.
Buat Kronologi Evaluasi
Dalam kasus yang tidak biasa, saya lebih menyukai adanya lampiran kronologis evaluasi.
Misalnya:
“Peringkat pertama telah dilakukan evaluasi. Berdasarkan pemeriksaan terhadap penawaran dan dokumen pendukung, penyedia tidak mencantumkan spesifikasi teknis karoseri sebagaimana dipersyaratkan dalam dokumen Mini-Kompetisi sehingga penawaran dinyatakan tidak memenuhi persyaratan teknis.”
Lalu lampirkan bukti relevannya.
Kemudian:
“Evaluasi dilanjutkan terhadap peserta peringkat kedua.”
Begitu seterusnya.
Jika kemudian pemenang ditemukan di peringkat kedelapan, maka siapa pun yang membaca dokumen tersebut dapat memahami jalan logis dari peringkat pertama sampai peringkat kedelapan.
Bukan tiba-tiba:
“Peringkat delapan ditetapkan sebagai pemenang.”
Tanpa penjelasan.
Justru lompatan seperti itulah yang akan menimbulkan pertanyaan.
Bagaimana Jika Semua Tidak Memenuhi?
Tidak perlu memaksakan adanya pemenang.
Kalau seluruh penawaran yang dievaluasi tidak memenuhi spesifikasi atau persyaratan yang ditetapkan, maka pilihan yang lebih sehat adalah menyatakan proses tidak menghasilkan penyedia yang memenuhi persyaratan, mendokumentasikan alasannya, kemudian melakukan Mini-Kompetisi kembali sesuai mekanisme yang tersedia.
Lebih baik melakukan proses ulang daripada memaksakan kontrak kepada penyedia yang dari awal sudah diketahui tidak memenuhi kebutuhan.
Dan dari kegagalan tersebut kita bisa memperbaiki paket berikutnya.
Spesifikasi teknis harus dibuat semakin jelas.
Jika kolom deskripsi paket terbatas, dokumen spesifikasi lengkap dapat disediakan melalui dokumen tambahan atau sarana lain yang dapat diakses seluruh peserta secara setara, kemudian instruksi kepada calon peserta dibuat jelas agar dokumen tersebut dibaca sebelum memberikan penawaran.
Prinsipnya adalah seluruh calon peserta mendapatkan informasi yang sama, pada waktu yang sama, tanpa perlakuan diskriminatif.
Jangan sampai penyedia hanya membaca judul produknya, kemudian menganggap bahwa yang dibutuhkan hanyalah sasis, padahal sesungguhnya paket membutuhkan sasis, karoseri, perlengkapan tertentu, dan persyaratan teknis lainnya.
Sistem Membantu, Manusia Tetap Bertanggung Jawab
Kasus ABC-123 memberikan pelajaran penting mengenai transformasi digital pengadaan.
Algoritma bekerja berdasarkan data.
Jika Vendor A mempunyai data TKDN yang terasosiasi dengan produknya sementara Vendor B tidak, walaupun secara fisik produk yang mereka tawarkan identik, sistem dapat memperlakukan keduanya secara berbeda karena metadata yang dibacanya berbeda.
Itu bukan alasan untuk mengabaikan sistem.
Tetapi juga bukan alasan untuk berhenti berpikir.
Sistem membantu menentukan urutan.
PPK/PP melakukan evaluasi.
Spesifikasi menentukan apakah kebutuhan terpenuhi.
Dokumentasi menjelaskan alasan keputusan.
Dan pada akhirnya, keputusan pengadaan tetap harus mampu menjawab tiga pertanyaan sederhana:
Apakah barang/jasa yang dipilih benar-benar memenuhi kebutuhan?
Apakah proses pemilihannya sesuai ketentuan?
Apakah alasan keputusan tersebut dapat dibuktikan?
Jika ketiganya dapat dijawab dengan terang, maka kita tidak lagi sekadar mengikuti ranking.
Kita sedang menjalankan pengadaan secara profesional.
Karena dalam E-Purchasing Mini-Kompetisi, peringkat pertama adalah tempat evaluasi dimulai—bukan tempat akal sehat berhenti.