Dalam DPA ada pengadaan Laptop 3 unit dengan harga 20 juta / unit. Total 60 jt. Pada saat pengadaan di ePurchasing dijadikan 4 unit dengan total yang sama (60 jt), karena terdapat penyedia katalog yang dapat melaksanakan atas spek yang dibutuhkan,sikap PPK pada kontrak ini :
a. Tetap memesan 3 laptop, sesuai rencana anggaran semula
b. Memaksimalkan penggunaan anggaran dengan memesan 4 laptop karena kebutuhan aktual adalah 5 laptop
c. Memesan laptop sebanyak 3 unit laptop, sisa anggaran dibuat perjalanan dinas bersama mantan yang kebetulan sekantor
d. Tidak ada jawaban
Jawaban yang tepat :
Dalam pilihan yang dihadapi memaksimalkan penggunaan anggaran dengan memesan 4 Laptop adalah pilihan yang tepat, melalui e-Purchasing telah terdapat negosiasi atas harga termurah, perlu diingat kembali bahwa definisi Pengadaan barang/jasa pemerintah berdasarkan Pasal 1 angka 1 Perpres 16/2018 adalah kegiatan pengadaan barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD Yang Prosesnya Sejak Identifikasi Kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.
,
Perhatikan bahwa dalam jawaban b terdapat kebutuhan aktual adalah 5 laptop, memilih jawaban a tidak lah salah namun dalam penganggaran pada DPA lebih bersifat pada harga perkiraan yang disusun tahun sebelumnya, pada waktu itu penganggaran masih bersifat umum / belum rinci oleh karena itu pada Bab V Perpres 16/2018 diatur tentang persiapan pengadaan barang/jasa, persiapan pengadaan barang/jasa mengatur lebih rinci dan dalam pengaturan yang lebih rinci ini hendaknya dikedepankan salah satu kebijakan yang diatur dalam pasal 4 huruf a yaitu menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitias, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia.
,
Aspek jumlah akan menjadi debatable disini, karena jumlah pada DPA adalah 3 (tiga) unit, kenapa di beli 4? Perhatikan bahwa pada pilihan b kebutuhan aktual adalah 5 laptop, kebutuhan aktual bisa merujuk pada jumlah Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah (RKBMD), bisa jadi pada saat penganggaran harga laptop dengan spesifikasi kualitas yang dibutuhkan masih tinggi sehingga hanya dapat diperoleh 3 laptop, dan seiring berjalannya waktu ketika anggaran akan dilaksanakan maka hasil negosiasi di penyedia dapat diperoleh 4 laptop, hal ini merupakan pilihan yang terbaik untuk dilakukan ketimbang memilih tetap memesan 3 laptop sesuai rencana anggaran semula.
,
Pelaku pengadaan barang/jasa hendaknya jangan melupakan untuk memperbaharui DPA nya semula dari 3 laptop menjadi 4 laptop pada APBD perubahan sebagai sarana akuntabilitas, sehingga DPA diperbaharui dengan kuantitas dan harga satuan terbaru dari pilihan b, walaupun dengan praktik yang sama sah-sah saja dilakukan memesan laptop sebanyak 3 unit, kemudian sisa anggaran nya dibuat perjalanan dinas, namun kembali lagi pada aspek identifikasi kebutuhan, bila memang pengadaan barang/jasa sejatinya digunakan untuk mendukung perangkat daerah sebagai organisasi untuk mencapai tujuannya, maka kebutuhan akan laptop sebanyak 4 unit dari kebutuhan aktual 5 unit akan menjadi prioritas ketimbang keinginan PPK untuk melakukan perjalanan dinas bersama mantan.