Beberapa pertanyaan yang pernah ditanyakan kepada kami dalam satu kesempatan :
- apa yang dimaksud dengan praktik bisnis yang sudah mapan dan relevansinya pada industri jasa perhotelan?
- apakah confirmation letter dapat menjadi bentuk kontrak?
- biasanya jumlah yang dipesan dan jumlah yang direalisasikan ada perubahan, bagaimana menyikapinya?
- pada Standar Biaya Masukan yang berbentuk Peraturan Menteri Keuangan, paket meeting bisa dilaksanakan selama melibatkan peserta dari K/L/PD lain, bagaimana menyikapi hal tersebut pada kebutuhan pelaksanaan meeting untuk internal yang tidak melibatkan K/L/PD lain sementara ruangan yang dimiliki oleh kantor tidak dapat mengakomodir?
- kebutuhan paket meeting dilaksanakan mendadak sehingga proses pengadaan oleh PPK tidak melibatkan Pejabat Pengadaan/Pokmil, apakah pemesanan tersebut dianggap sah?
- Apakah PP/Pokmil dapat menolak melanjutkan proses jika sudah terdapat confirmation letter yang ditandatangani oleh PPK dengan pihak hotel?
Jawaban saya :
- Praktik bisnis yang sudah mapan : Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan sesuai dengan praktik bisnis yang sudah mapan merupakan Pengadaan Barang/Jasa yang pelaksanaan praktik transaksinya berlaku secara umum dan terbuka sesuai dengan kondisi pasar yang telah memiliki mekanisme transaksi tersendiri.
Barang/jasa yang pelaksanaan transaksi dan usahanya telah berlaku secara umum dalam persaingan usaha yang sehat, terbuka, dan pemerintah/asosiasi telah menetapkan standar untuk harga barang/jasa tersebut atau harga sudah terpublikasi secara resmi, antara lain jasa akomodasi hotel, jasa tiket transportasi, dan langganan koran/majalah (mengacu pada Peraturan LKPP 5/2021). - Pada Peraturan LKPP 5/2021 menyebutkan bahwa pada praktik bisnis yang sudah mapan, di tahap persiapan pengadaan rancangan kontrak disebutkan “bila ada” hal ini dikarenakan bentuk kontrak dapat menyesuaikan dengan bentuk praktik bisnis yang sudah umum dilakukan, umumnya untuk confirmation letter menjadi salah satu bagian dari kontrak yang mendasari keluarnya dokumen “bukti pembayaran”, bukti pembayaran yang mengacu pada confirmation letter ini menjadi bentuk kontrak yang dapat digunakan (bukti pembayaran merupakan bentuk kontrak berdasarkan Pasal 28 ayat (1) huruf a Perpres 16/2018 jo. Perpres 12/2021).
- Dalam hal jumlah kamar berubah untuk bertambah maka dapat dilakukan permintaan penambahan kamar, sebaliknya bila dilakukan perubahan yang berkurang maka langkah yang tepat adalah melakukan negosiasi agar pembatalan yang muncul hanya dapat dikenakan Cancellation fee atau bila perlu tidak dikenakan biaya sama sekali dari pihak hotel.
- Proses Pengadaan Barang/Jasa merupakan proses pelaksanaan dari Penganggaran (keuangan) dalam hal rezim aturan Penganggaran Keuangan mensyaratkan kehadiran K/L/PD lain, maka pada saat asistensi RKA hal ini menjadi sesuatu yang ditekankan oleh Tim Anggaran. Bila terdapat kebutuhan untuk melaksanakan kegiatan internal di luar kantor, maka kebutuhan terhadap hal ini diusulkan untuk dimasukkan ke dalam Standar Harga Masukan.
- Kegiatan yang sifatnya mendadak pada jasa akomodasi hotel inilah yang membuat munculnya Pengadaan dikecualikan dengan menggunakan skema proses bisnis yang sudah mapan, dimana didalamnya proses pelaksanaan pengadaan terdapat relaksasi prosedur.
- Dalam hal kekeliruan negosiasi terjadi sebelum PP/Pokmil, maka agar tidak diulangi lagi. Pada prisnipnya Kontrak tetap dapat dianggap sah selama memang pembayaran itu benar-benar dilakukan dan kegiatan bukan perbuatan fiktif.
- Dapat, dengan demikian PPK berkontrak bukan berdasarkan hasil pemilihan penyedia dari kewenang PP/Pokmil, namun terjadi maladministrasi sehingga sebaiknya tidak diulangi / perlu SOP Pemesanan.