Pendahuluan
Semasa saya masih berwiraswasta secara kemitraan pada tahun 2004-2010, pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan Swakelola ternyata berpadanan dan dapat diimplementasikan untuk mencapai tujuan dan sasaran.
Pada artikel ini saya tidak akan memaparkan apa itu Swakelola dan kontrak Swakelola dengan membawa Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan barang/Jasa Pemerintah secara kental, artikel ini akan langsung meembahas ke pelaksanaannya saja.
Tujuan dan Sasaran
Salah satu kegiatan yang dapat menggunakan tipe Swakelola Tipe I ini adalah kegiatan Meeting Luar Kota, pada dasarnya di organisasi swasta saya saat itu adalah :
- Meeting luar kota digunakan untuk membahas program kerja;
- membuat berbagai program aktifitas Meeting luar kota yang dilakukan Sabtu-Minggu (weekend) yang terstandar sesuai dengan kebutuhan, contoh :
- pagi hari berkumpul di satu tempat bertemu dan mulai berdoa bersama;
- melakukan perjalanan menuju tempat tujuan, yang mengemudi adalah panitia;
- sampai tempat tujuan dilakukan refreshing pada tempat sarana umum yang terdekat (kolam renang, lapangan, dsb) diselipkan ice breaking untuk saling mengenal secara pribadi satu sama lain;
- sembari ice breaking panitia yang tersedia memasak bagi peserta dengan menggunakan bahan makanan yang dibawa;
- makan siang;
- melakukan rapat / meeting untuk membahas materi yang urgensi nya tinggi;
- Sore melakukan permainan/games yang membangun kerjasama;
- Sementara games dilakukan panitia memasak snack;
- Sore hari peserta diberikan waktu bebas untuk mandi, dsb;
- Sementara waktu bebas ini, panitia masak untuk makan malam;
- makan malam;
- Kembali dilakukan group meeting dan ditutup dengan sesi renungan dan motivasi;
- Waktu bebas dengan menggunakan film-film inspiratif nonton bersama, kadang juga diselipkan dengan main game edukatif yang sesuai dengan bidang pekerjaan;
- Istirahat malam
- Pagi diberikan waktu bebas untuk bersiap-siap sementara panitia memasak sarapan, sebagian olahraga, sebagian memanfaatkan waktu untuk ibadah;
- Sarapan pagi.
- Meeting lagi;
- Sebagian panitia menyiapkan snack, masak untuk makan siang;
- Melaksanakan meeting yang dikemas dengan permainan;
- makan siang;
- lanjut meeting;
- Snack sore;
- meeting penyusunan program kerja dan pengambilan komitmen kerja;
- Sesi motivasi;
- pulang;
- setelah mengantarkan masing-masing peserta pulang dengan selamat, panitia makan malam penutupan atau langsung pulang.
- Breakdown cost nya seperti apa?
- bila saya tidak salah ingat pada masa itu untuk menyelenggarakan acara ini termasuk menyewa villa di daerah pegunungan di Jawa Timur berkisar total nya sebesar Rp3.000.000.
- Panitia tidak dibayar, karena tugas utama dan manfaatnya adalah untuk masing-masing personil, dibayar pun tidak seberapa.
- Biaya yang keluar meliputi :
- Biaya sewa Villa di weekend;
- Uang bensin kendaraan operasional;
- Belanja bahan makanan untuk dimasak di villa yang sudah disediakan peralatannya;
- laptop, proyektor, speaker, dan lain-lain menggunakan milik sendiri;
- belanja untuk gimmick dan lain-lain.
Tujuan pelaksanaan meeting luar kota :
- Membentuk personil yang siap dan termotivasi untuk kerja dengan program nya masing-masing;
- Meningkatkan semangat kerja;
- Menumbuhkan rasa kebersamaan;
Capaian pelaksanaan :
- Terlaksananya meeting luar kota;
- Performa kinerja terlaksana;
Relevansi Swakelola Tipe I
Bila dilihat uraian yang telah dilaksanakan, jasa yang dihasilkan adalah jasa penyelenggaraan rapat, dalam hal ini mulai transportasi, layanan akomodasi makan minum, dan hal-hal lain yang menghasilkan keluaran berupa program kerja untuk menyelaraskan dan menyinergikan organisasi.
Dilakukan dengan menggunakan sumberdaya yang eksisting, personil yang dapat mengemudi kendaraan menjadi pengemudi keluar kota, personil yang dapat masak melakukan penyediaan makan minum, personil yang memiliki pengetahuan untuk menyampaikan strategi, tujuan, dan arah kebijakan menjadi pembicara.
Tentunya sebelum hari-H perlu terdapat personil yang juga masih orang yang itu-itu saja untuk melakukan perancangan kegiatan, menginventaris barang yang menjadi sarana prasarana kegiatan, bila sudah tersedia maka dipersiapkan, bila belum punya, maka pinjam ke Group lain, ketika tidak ada maka solusinya adalah membeli yang ekuivalen dengan penyedia dalam swakelola, tapi yang pasti untuk pengadaan dalam swakelola adalah biaya sewa vlla.
Pengalaman ini sebenarnya sedikit banyak memberikan saya sedikit pengetahuan untuk membuat sebuah kegiatan pelatihan dengan memanfaatkan sumber daya eksisting saat menjadi PNS, hasilnya ya melakukan segala sesuatu tanpa biaya udah biasa dilakukan, andai perlu anggaran biasanya saya cari dari Bagian Umum atau kalau gak tersedia ya saya cari sponsor tanpa komitmen, simpel.
Pada prinsipnya seluruh pekerjaan utama dikerjakan dari sumber daya internal, konsolidasi juga bisa dilakukan, dulu ketika ada divisi / group lain yang memerlukan anggota nya untuk mengikuti meeting luar kota, maka kita melakukan cost sharing untuk menyelenggarakan meeting luar kota, jadi peserta meeting nya memadai.
Make or Buy?
Pelaksanaan pekerjaan swakelola bisa digunakan bila kita memiliki sumber daya yang telah dimiliki, akan lebih murah tentunya, karena di bidang usaha saya yang lama dulu, kita juga memiliki program pengembangan SDM yang menggunakan fasilitas dari penyedia secara penuh, tingkat biaya nya bisa 2 hingga 3 kali lipat, pertimbangan untuk program yang berbeda lebih kepada tingkatan pembahasan nya lebih serius dan strategis sehingga memerlukan pelaksanaan yang tidak perlu terpecah konsentrasi sebagai pelaksana dan penerima manfaat, jadi bisa disimpulkan keputusan membuat (make) atau membeli (made) merupakan pertimbangan yang perlu diambil sebelum memutuskan swakelola atau penyedia.
Kesimpulan
Semoga ilustrasi kegiatan dapat memberikan gmbaran kapan kita memutuskan akan melakukan swakelola, dan perlu diperhatikan bahwa dalam pekerjaan swakelola akan terdapat penyedia dalam swakelola. Perhatikan capaian dan tujuan, dengan demikian untuk melakukan re-treatment terhadap motivasi kerja tidak perlu mengeluarkan biaya yang besar, performa terjaga, dan kekompakan tim bisa terus dilakukan secara rutin untuk mengatasi kejenuhan kerja.
Panitia yang bertugas pun secara tidak langsung di-injeksi dengan pekerjaan yang diluar rutinitasnya (mengemudi, memasak, dsb) dengan bonus refreshing untuk weekend yang berharga, dalam hal tertentu juga belajar kepemimpinan, karena pemimpin yang baik adalah pelayan kelas wahid. Tentunya untuk melakukan hal ini perlu dibentuk dulu budaya kerja yang selaras, hal sesimpel ini sebenarnya bisa dilakukan sebagai kegiatan rutin untuk meningkatkan semangat sinergi dan menyerap budaya organisasi dengan baik, tidak perlu biaya mahal, bahkan menurut saya hal ini bisa dilakukan sebagai proyek perubahan untuk pengembangan soft skill para ASN.’
Sayang pada masa saya rutin melakukan hal ini dulu, foto-foto nya tidak tersimpan dengan baik sehingga visualisasi di artikel ini kurang, maklum zaman itu tidak umum ponsel dengan resolusi baik dan ponsel dengan media penyimpanan yang besar, tambah lagi belum ada sosmed.
Pada dasarnya melakukan re-treatment bagi mental ASN itu penting untuk dipertimbangkan oleh para pimpinan, sudah tidak jamannya lagi untuk mengandalkan posisi sebatas jabatan untuk memenangkan rekan kerja anda dalam mengupayakan organisasi yang efektif, Swakelola tipe I merupakan salah satu cara untuk melakukan hal ini dengan biaya relatif terjangkau.
Demikian disampaikan, semoga bermanfaat. Tetap Semangat, tetap Sehat, dan Salam Pengadaan!