Pengantar
Keterlambatan proses pemilihan (tender/seleksi) sejauh ini disebabkan belum terdapat perencanaan Pengadaan secara mendalam pada Perangkat Daerah dan dipandang perlu untuk melakukan “Clearing House” pada tahap Perencanaan untuk menawarkan kepada Perangkat Daerah dengan mengingat kapasitas operasional UKPBJ Kab. Kutai Barat untuk mempercepat dan sekaligus meminimalkan kemungkinan “bottleneck” pada tahap pelaksanaan pengadaan. Pemerintah Kab. Kutai Barat melakukan re-branding Layanan Penyusunan Rencana Strategis (LPRS) menjadi Clearing House untuk mengatasi permasalahan.
Permasalahan
- Proses perencanaan yang tidak didukung identifikasi kebutuhan di tingkat Perangkat Daerah;
- Proses Pemilihan yang lambat dimulai berakibat memperlambat proses penyerapan anggaran;
Identifikasi Kebutuhan Sebagai Titik Mula Proses Pengadaan dan sekaligus Titik Mula Tahap Perencanaan PBJP
Proses pelaksanaan anggaran berkaitan dengan erat pada proses pengadaan Barang/Jasa yang terdiri atas proses perencanaan pengadaan, persiapan, pelaksanaan, hingga serah terima. Untuk tahap perencanaan itu sendiri terdiri dari proses identifikasi kebutuhan, penetapan jenis pengadaan, cara pengadaan, penyusunan anggaran, dan jadwal, dengan demikian proses ini memerlukan waktu perencanaan yang mencukupi dan dilaksanakan sebelum proses RKA disusun untuk meminimalisir kemungkinan inefisiensi dan inefektif.
Clearing House
Diyakini dengan melakukan tahapan ini sejak sebelum hingga bersamaan dengan penyusunan RKA, maka proses Pengadaan dapat dengan lebih cepat dilaksanakan. Pendekatan yang digunakan dalam proses “Clearing House” adalah menawarkan advokasi perencanaan pengadaan yang terdiri atas beberapa tahapan, meliputi :
- Pemberian Penjelasan konsep Perencanaan Pengadaan;
- Forum Dialog perencanaan pengadaan;
- penyusunan Pra-RKA Tahun Anggaran 2021;
- Advokasi Pra-RKA Tahun Anggaran 2021 secara komprehensif;
- Penyusunan Rekomendasi dan Rencana Aksi.
Mengapa diperlukan Clearing House 2021
Upaya pergeseran yang lebih awal ini diperlukan karena beberapa Perangkat Daerah telah melaksanakan kegiatan ini di tingkat Persiapan pada tahun anggaran 2020, maka pada tahun anggaran 2021 kegiatan Clearing House dilakukan pada tahap perencanaan sehingga dilaksanakan sebelum Penyusunan RKA.
Manfaat Clearing House
Guna mendukung perbaikan berkelanjutan dan percepatan proses Pengadaan Barang/Jasa di tahun anggaran 2021 bagi pimpinan Perangkat Daerah Dinas/Badan/RSUD berdasarkan permohonan dari Pimpinan masing-masing;
Pelaksanaan dapat dilakukan secara daring dan/atau tatap muka berdasarkan kebutuhan dari Perangkat Daerah.
Proses ini diharapkan dapat mempercepat dan mendorong pelaksanaan tender/seleksi mendahului tahun anggaran dan meratakan beban kerja pada proses pemilihan sekaligus memberikan manfaat bagi waktu pelaksanaan kontrak yang lebih panjang.
Tujuan Clearing House
Tujuan Clearing House Pengadaan adalah dapat memberikan solusi komprehensif; dengan detilnya sebagai berikut :
- Mempercepat pengambilan keputusan secara komprehensif, efektif, dan transparan;
- Meningkatkan kapabilitas dan kemandirian Perangkat Daerah dalam menyelesaikan permasalahan pengadaan;
- Mengurangi risiko terjadinya sanggah, pengaduan, sengketa, dan/atau permasalahan hukum;
- Menjaga kepercayaan publik terhadap proses pengadaan.
Tahapan Clearing House
Clearing House memiliki tahapan sebagai berikut :
- Perangkat Daerah mengusulkan pembahasan dengan menyampaikan permohonan dengan melampirkan :
- Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah tahun 2016-2021;
- Dokumen Program/Kegiatan Rencana Kerja tahun anggaran 2021;
- Rancangan / Daftar Personil Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, dan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, dan Pejabat Pengelola Keuangan pada Tahun 2021.
- Kepala Unit Pembinaan dan Advokasi sekaligus Sekretariat Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa mengkoordinir Clearing House Pengadaan;
- Pelaksanaan Forum Clearing House Pengadaan;
- Pelaku Pengadaan pada Perangkat Daerah dapat mengambil keputusan berdasarkan rekomendasi;
- Sekretariat Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa mendokumentasikan hasil Clearing House Pengadaan.
- Output dari Clearing House Pengadaan adalah Pra-RKA yang dapat digunakan untuk proses asistensi pada TAPD, dan disertai dengan bahan input RUP pada tahun 2021, yang telah terintegrasi dengan strategi Pengadaan yang memang dibutuhkan sesuai dengan karakteristik Perangkat Daerah yang mengajukan permohonan.
Pelaksanaan Clearing House
UKPBJ Kab. Kutai Barat melaksanakan Clearing House bagi OPD yang mengajukan dengan cara pelaksanaan sebagai berikut :
- Bagian Pengadaan Barang dan Jasa akan melaksanakan pelaksanaan tugas tersebut dengan sistem cost sharing, khususnya pada pelaksanaan forum yang dilakukan dengan tatap muka berkaitan dengan konsumsi dari seluruh pihak, untuk pelaksanaan dengan tatap muka secara online maka tidak diperlukan cost sharing.
- Pelaksanaan forum Clearing House dilaksanakan dengan kebijakan dan berdasarkan pengukuran lebih lanjut berdasarkan kapasitas operasional dari Bagian Pengadaan Barang dan Jasa.
- Forum Clearing House merupakan wadah interaksi antara Pengguna Anggaran beserta para Pejabat dalam Perangkat Daerah tersebut, sehingga dengan adanya surat permohonan dari Kepala Perangkat Daerah maka Komitmen dari Kepala Perangkat Daerah yang menjadi dasar dibentuknya Forum tersebut.
Informasi
Terkait dengan pendampingan Forum Clearing House, Perangkat Daerah dapat mengusulkan berdasarkan Edaran Bupati Kutai Barat sebagai berikut :
Untuk Rekan-rekan dari K/L/Pemerintah Daerah lain, dapat menghubungi Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa masing-masing.
Demikian yang dapat kami sampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!