Hal yang penting diperhatikan dalam melakukan Departementasi adalah sebagai berikut :
- a. Ambil manfaat dari spesialisasi Spesialisasi diterapkan di dalam organisasi modern baik oleh badan swasta maupun oleh badan pemerintah. Penggunaan spesialisasi ini pada badan swasta misalnya dengan adanya penggolongan tugas ke dalam bagian pembelian, produksi, penjualan, kepegawaian, dan keuangan. Seperti diketahui tiap-tiap orang yang mempunyai keunggulan dan kekurangan karena tidak ada orang yang sempurna. Dengan mengadakan spesialisasi tersebut di atas maka setiap orang dapat ditempatkan sesuai dengan keahlian yang dia punyai. Selanjutnya dengan adanya spesialisasi itu maka setiap orang akan semakin mahir dalam melakukan tugasnya. Oleh sebab itu, dalam mengelompokkan tugas atau membentuk departementasi ini hendaknya selalu mengambi I manfaat dari spesialisasi.
- b. Memudahkan pengendalian Penyusunan departementasi ini jangan sampai menyulitkan pengendalian atau pengawasan tetapi hendaknya memudahkan pengawasan. Caranya antara lain ialah:
- 1. Membentuk unit pengendalian yang berdiri sendiri sehingga mereka bebas melakukan tugas pengendalian. Sangat sulit melakukan pengendalian kalau tugas pengendalian berada di bawah pejabat yang akan kendalikannya.
- 2. Membentuk dua atau lebih unit yang sejajar yang kondisinya sama satu dengan yang lain. Dengan demikian, dapat dibandingkan hasil yang diperolehnya. Umpamanya Bagian A terdiri dari empat orang dan ditargetkan merakit sebuah mobil dalam waktu yang telah ditentukan. Bagian B juga terdiri dari empat orang yang kondisinya sama dengan Bagian A dan juga ditugaskan merakit sebuah mobil dalam waktu yang sama. Kalau waktunya habis maka dapat segera diketahui bagian mana yang belum selesai tugasnya. Cara yang demikian mudah mengendalikannya.
- 3. Membatasi tugas secara jelas, sehingga masing-masing orang akan mengerjakan satu potong tugas saja yang berbeda satu dengan yang lainnya. Misalnya dalam produksi massal pembuatan minyak rambut maka seorang akan mengerjakan mengisi botol, lalu dilanjutkan temannya dengan menutup botol, yang lain memberi etiket botol, dan sebagainya. Kalau botol itu tidak sempurna maka akan cepat diketahui siapa yang tidak menunaikan tugasnya dengan baik.
- 4. Menyerahkan pengendalian sepenuhnya kepada masing-masing pejabat di setiap tingkat organisasi.
- c. Membantu dalam pengkoordinasian tugas Seperti diketahui dalam spesialisasi setiap orang berbeda tugasnya dalam organisasi. Tetapi semua tugas yang berbeda tersebut sebenarnya kait-mengait dalam pencapaian sasaran. Oleh sebab itu, tidak boleh dibiarkan berjalan sendiri-sendiri tetapi harus diikat dalam suatu keterpaduan atau dikoordinasikan supaya dapat mencapai sasarannya dengan efisien. Oleh sebab itu, urusan-urusan yang saling berkaitan harus ditempatkan pada satu pejabat yang bertindak sebagai koordinator. Misalnya urusan ruang kuliah, urusan pengantar minuman dosen dan urusan peralatan sebaiknya disatukan di bawah koordinasi Bagian Rumah Tangga. Kalau ketiga urusan ini berpisah maka mungkin timbul hambatan-hambatan umpamanya urusan peralatan telah membawa alat pengeras suara ke pintu kelas, urusan minuman telah membawa air minum untuk dosen, tetapi urusan ruangan belum datang membuka kunci ruangan sehingga dosen tidak jadi memberi kuliah. Oleh sebab itu ketiga urusan ini dikoordinasikan supaya lebih efisien.
- d. Menjamin adanya perhatian yang cukup Dengan adanya departementasi ini maka setiap unit tugas harus mendapat perhatian yang sungguh-sungguh dari setiap pelaksana tugas tersebut, sehingga efisiensi dapat dilakukan.
- e. Mengenal keadaan setempat Dengan adanya departementasi hendaknya memudahkan untuk menyesuaikan diri dengan keadaan setempat. Misalnya di pelabuhan kecil yang ruang lingkup tugasnya juga terbatas maka mungkin Kantor Bea Cukai cukup terdiri dari dua bagian saja seperti Bagian Pemeriksaan dan Bagian Administrasi. Tetapi di pelabuhan yang ramai tentulah dua bagian ini tidak cukup untuk melakukan tugas yang banyak sehingga dapat dibentuk bagian lebih dari dua.
- f. Menekan pembiayaan Perlu diingat bahwa setiap menambah departementasi berarti menambah biaya untuk menggaji petugas dan membeli peralatan. Oleh sebab itu terhadap tugas-tugas yang sejalan dapat dilakukan penggabungan sehingga dapat menekan beban pembiayaan. Umpamanya tugas pengurusan beras disatukan dengan koperasi dan kafetaria karena tugas-tugas tersebut adalah berkenaan dengan kesejahteraan pegawai.
Referensi :
Organisasi dan Manajemen, Universitas Terbuka