Dalam e-Purchasing katalog elektronik versi terbaru, per-Maret 2020 kemarin ada update baru yaitu keberadaan kolom Product Delivery Date. Karena kontrak nya sudah selesai saya bisa cerita disini, pelaku usaha secara ringkas menyetujui negosiasi kemudian menyetujui delivery date, hal ini umum bagi Penyedia yang sudah pengalaman tentu memahami bahwa “Product Delivery Date” adalah Tanggal Barang di serahkan, dengan demikian “Product Delivery Date” menjadi batas akhir dari serah terima barang dalam kontrak melalui e-Purchasing yang dituangkan dalam “Surat Pesanan”
Hanya saja bagi beberapa perusahaan yang baru muncul dalam katalog, Delivery Date ini kadang kala diasumsikan seperti pesan aplikasi pesan instant, dianggap tanggal proses pengiriman…. karena diterjemahkan harafiah Tanggal Pengiriman, padahal kalau di Whatsapp, Delivery itu artinya pesan terkirim, Read artinya dibaca….
Delivery di Whatsapp status nya kan telah terkirim, ketika Read maka pesan sudah dibaca, maka analogi nya delivery itu barang sudah tiba, dan Read itu dapat dianalogikan bahwa barang telah diperiksa…
Proses pengiriman pada pesan instant itu adalah Sending, karena pesan instant itu lewat internet dan cepat, maka tidak berasa… akhirnya menjadi bias, delivery seolah pengiriman…. padahal di Whatsapp sendiri ketika centang nya sudah muncul satu maka itu sedang proses pengiriman…. paling berasa ketika jaringan nya lagi lemot.
Nah, Kalo pengadaan barang dengan katalog, analogi dengan Whatsapp maka Sending dapan dianalogikan dengan shipping. Artinya mulai dikirim, biasanya operator katalog penyedia baru keliru dalam hal ini, syukur syukur kalau di pesan keterangan menyebutkan waktu kerja 30 hari (misal) dadi delivery date, walau keliru terminologi, tapi bisa dimaklumi.
Yang menjadi membingungkan itu ketika gak cantumin durasi, terus delivery date dikira waktu pengiriman yang seharusnya menggunakan istilah shipping date, ketika PPK mengirimkan dokumen surat pesanan untuk tanda tangan konvensional, saat dokumen dibaca jadinya keliru…
Penyedia : pak, kok kecepatan? maksud saya 60 hari setelah tanggal kirim
PPK : lah situ kok isi delivery date nya minggu depan? lho itu delivery datenya diisi demikian oleh penyedia kan? saya (PPK) hanya mengikuti nih.
Penyedia : pak, saya kira Delivery Date itu waktu/tanggal kirim, bukan tanggal tiba
PPK : Lah, saya kira tanggal segitu logis, perusahaan bapak kan agen tunggal, di area-area seluruh Indonesia, saya kira barang sudah ready di lokasi
Penyedia : belum pak, barang tanggal segitu baru keluar dari pabrik, kita shipping nya punya beberapa node dan biasanya perlu sebulan, kami meminta 60 hari untuk memberi spare waktu andai ada kendala
PPK : Wah, harusnya tanggal plus 60 hari itu yang bapak masukan di Delivery Date, Delivery Date itu bukan Shipping Date lho……
Kembali ke pembahasan, Shipping date adalah rangkaian dari Delivery Performance, dalam hal ini istilah Delivery bila kita kembalikan ke konteks Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mengacu kepada salah satu tujuan Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Pasal 4 huruf a yang berbunyi :
- menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, jumlah,waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia;
Berbicara masalah pengukuran, pengukuran dalam hal ini adalah berbasis pada kinerja atau performance dari berkontrak, dengan demikian dalam konteks kontraktual pengadaan barang/jasa pemerintah maka “Product Delivery Date” ini berbicara pada konteks barang telah diterima, sehingga proses pengiriman merupakan “bagian” dari proses Delivery. Bila menilik dari Supply Chain Management, pada buku Purchasing and Supply ChainManagement, Sixth Edition oleh Robert M. Monczka, Robert B. Handfield,Larry C. Giunipero, James L. Patterson, disebutkan bahwa berkaitan dengan kinerja, salah satu yang diukur adalah kinerja Delivery, dimana Delivery Performance kami kutip buku tersebut sebagai berikut :
Delivery performance: Purchase orders or material releases sent to a supplier have a quantity and a delivery due date. Therefore, a buyer can readily assess how
well a supplier satisfies its quantity and delivery due-date commitments. Quantity, lead time requirements, and due-date compliance are all part of a supplier’s overall delivery performance.
Dengan demikian PPK sebagai buyer mengukur penyedia dalam memenuhi kepuasan dalam pemenuhan jumlah dan komitmen terhadap tanggal delivery, oleh karena itu ketika bernegosiasi dengan menggunakan aplikasi e-Purchasing, maka “Product Delivery Date” jelas bukan hanya sesempit waktu pengiriman barang dikirim, namun sejak awal penyedia sudah memikirkan kebutuhan antara waktu kirim dengan lama waktu pengiriman sebagai kinerja nya.
Bagaimana bila kekeliruan ini terjadi? ketika Operator Vendor/Penyedia dalam aplikasi e-Purchasing hanya menyampaikan tanggal waktu kirim, maka PPK sebagai buyer silahkan mengklarifikasi dan meminta pernyataan tertulis kepada Vendor/Penyedia untuk menjelaskan bahwa tanggal tersebut adalah tanggal pengirian (shipping date) dan menyampaikan estimasi tanggal barang diterima, nah biasanya Vendor/Penyedia menanyakan lagi, format surat nya gimana?
berikut ini saya coba sampaikan salah satu surat yang dibuat oleh penyedia katalog untuk kontrak yang sudah selesai, tentunya kami editing untuk menjaga kredibilitas penyedia yang keliru input dan keliru pemahaman tersebut :
Dengan demikian maka Surat Pesanan dapat diperbaiki dengan tanggung-jawab perubahan tersebut sepenuhnya dikembalikan pada penyedia karena kekeliruan input tanggal dari operator katalog penyedia, jadi sebenarnya bukan kesalahan aplikasi dalam memberi label inputan berjudul “Product Delivery Date” melainkan komunikasi PPK kepada Vendor/Penyedia untuk memperjelas dan memaknai kolom “Product Delivery Date” ini yang perlu diperjelas sejelas-jelasnya. Semoga bermanfaat, tetap sehat, dan semangat selalu, Salam Pengadaan!