Dalam praktik Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP), satu kesalahan klasik yang sering terjadi adalah jarak antara apa yang dibutuhkan dan apa yang disediakan oleh pasar.
Spesifikasi disusun di ruang rapat, sementara realitas pasar berada di luar sana.
Di sinilah Request for Information (RFI) seharusnya tidak berhenti sebagai dokumen—tetapi dilanjutkan sebagai proses pengambilan keputusan yang sistematis.
RFI Bukan Akhir, Tapi Awal Diskusi
Setelah RFI dilakukan, informasi dari pasar tidak boleh dibiarkan “mengendap” dalam dokumen.
Langkah berikutnya adalah:
👉 Menghimpun dan mengolah seluruh respon RFI secara komprehensif
Dari sini, PPK dan Tim Pengadaan mulai memiliki gambaran:
- siapa saja pelaku pasar
- teknologi atau solusi yang tersedia
- variasi pendekatan yang mungkin digunakan
- kisaran harga yang realistis
Namun, ini masih perspektif “pasar”.
Belum tentu sepenuhnya menjawab kebutuhan organisasi.
FGD: Menyatukan Pasar dan Pengguna
Tahap krusial berikutnya adalah:
👉 Forum Group Discussion (FGD) antara PPK, Tim Pengadaan, dan pengguna akhir
Di sinilah terjadi proses yang sering terlewat:
validasi kebutuhan terhadap realitas pasar
Dalam FGD:
- kebutuhan pengguna diuji dengan data pasar
- keinginan yang tidak realistis mulai disederhanakan
- opsi terbaik mulai dipilih, bukan sekadar diinginkan
FGD ini bukan formalitas.
Ia adalah ruang negosiasi antara:
👉 “apa yang dibutuhkan”
dan
👉 “apa yang mungkin disediakan”
Berita Acara: Dari Diskusi Menjadi Dasar Hukum
Hasil FGD harus dituangkan dalam:
👉 Berita Acara FGD
Ini bukan sekadar administrasi, tetapi:
- bukti bahwa spesifikasi disusun secara akuntabel
- dasar pertanggungjawaban keputusan teknis
- pengikat antara hasil diskusi dan dokumen pengadaan
Dari berita acara inilah kemudian:
👉 Spesifikasi Teknis disusun
Bukan berdasarkan asumsi,
bukan berdasarkan preferensi,
tetapi berdasarkan:
- data pasar (RFI)
- kebutuhan riil (user)
- hasil kesepakatan bersama (FGD)
Dampaknya: Pengadaan Lebih “Nyata”
Dengan pendekatan ini, pengadaan akan:
✔ lebih realistis
✔ lebih dapat dilaksanakan pasar
✔ lebih minim risiko gagal tender
✔ lebih tepat guna
Karena pada akhirnya, pengadaan bukan soal “belanja cepat”,
tetapi soal:
👉 mendekatkan kebutuhan pemerintah dengan kemampuan pasar secara rasional dan terukur
Penutup
Jika RFI adalah radar,
maka FGD adalah kompasnya.
Tanpa FGD, kita tahu arah pasar—
tapi belum tentu tahu arah kebutuhan.
Dan tanpa keduanya, spesifikasi hanya akan menjadi:
👉 dokumen yang terlihat benar,
tapi sulit dilaksanakan.