T :Bolehkah melakukan adendum Surat Pesanan E-Purchasing?
J : ya boleh saja, cuma tidak boleh terlalu menyimpang dari ketentuan kontrak Surat Pesanan Awal.
T : maksudnya?
J : misal kita pesan Laptop Merk XYZ Tipe ABC sebanyak 20 unit, berarti adendumnya terhadap perubahan kuantitas 21 unit (misal).
T : kalau mau upgrade jeroannya gimana?
J: Maksudnya?
T : misal bila Laptop Merk XYZ tipe ABC dengan ram yang spesifikasinya8GB DDR5 dari bawaan pabrik, kita minta upgrade ram nya jadi spesifikasi nya 16GB DDR5?
J: sebaiknya tidak dilakukan, karena identifikasi kebutuhannya 8GB DDR5 ketika kita memilih Laptop Merk XYZ tipe ABC. bila ada kebutuhan menambah RAM, itu kebutuhan awalnya mengindikasikan tidak dilakukan identifikasi kebutuhan sejak awal dengan baik, bila memang ada kebutuhan untuk upgrade RAM saya sarankan e-Purchasing terpisah.
T : baik pak, ada ketentuan lain lagi yang perlu kami perhatikan?
J : adendum kontrak harus memastikan ketentuan penambahan nilai maksimal 10% dari kontrak awal.
T : terima kasih pak.
J : sama-sama.
Dalam keadaan riil seperti diskusi diatas, terkadang perubahan dan penyesuaian diperlukan untuk mengakomodasi kebutuhan yang berkembang. Salah satu cara untuk melakukan perubahan pada pesanan yang telah dibuat adalah melalui adendum surat pesanan. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar adendum berjalan dengan lancar dan sesuai dengan ketentuan kontrak awal.
Apa Itu Adendum Surat Pesanan?
Adendum surat pesanan adalah dokumen yang digunakan untuk mengubah atau menambah isi dari surat pesanan awal. Biasanya, adendum ini berisi perubahan kuantitas, spesifikasi produk, atau nilai kontrak. Namun, perubahan yang diizinkan tidak boleh terlalu menyimpang dari ketentuan kontrak awal.
Kuantitas dan Spesifikasi Produk
Misalkan Anda telah memesan 20 unit Laptop Merk XYZ Tipe ABC. Jika Anda ingin menambah kuantitas menjadi 21 unit, Anda dapat melakukannya melalui adendum. Namun, perlu diingat bahwa perubahan ini harus tetap sesuai dengan ketentuan kontrak awal.
Upgrade Spesifikasi / Perubahan Rincian Pekerjaan
Bagaimana jika Anda ingin meng-upgrade spesifikasi produk? Misalnya, Anda ingin mengganti RAM Laptop Merk XYZ Tipe ABC dari 8GB DDR5 menjadi 16GB DDR5. Sebaiknya, ini tidak dilakukan melalui adendum pada kontrak pembelian surat pesanan e-Purchasing. Mengapa demikian? Ketika Anda memilih Laptop Merk XYZ Tipe ABC, spesifikasi awalnya adalah 8GB DDR5. Jika ada kebutuhan untuk meningkatkan RAM, seharusnya identifikasi kebutuhan ini dilakukan sejak awal. Jika memang ada kebutuhan untuk upgrade RAM, disarankan untuk melakukan e-Purchasing terpisah.
Batasan Nilai Kontrak
Adendum kontrak juga harus memperhatikan batasan penambahan nilai. Umumnya, penambahan nilai maksimal yang diizinkan adalah 10% dari kontrak awal. Pastikan untuk mematuhi ketentuan ini agar adendum sah dan tidak melanggar perjanjian.
Kesimpulan
Dalam melakukan adendum surat pesanan E-Purchasing, pastikan untuk memahami ketentuan dan mematuhi batasan yang telah ditetapkan. Dengan mengikuti prosedur yang benar, Anda dapat mengakomodasi perubahan dengan baik tanpa mengganggu kesepakatan awal. Semoga informasi di atas membantu Anda dalam memahami adendum surat pesanan dan menggunakannya secara efektif dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.
Terima kasih telah membaca!