Sebuah Gedung Pemerintah yang tengah dibangun pada tahun 2020 akan diserahterimakan pada Desember tahun 2020, gedung tersebut akan digunakn oleh Unit Kerja Pemerintah yang melayani pelayanan publik dari berbagai unsur masyarakat. Gedung tersebut memiliki ruang kerja yang memadai dan sesuai dengan standar untuk 60 orang Pejabat Struktural, terdapat 12 ruang rapat, terdapat 15 ruang kerja staf, dan terdapat 5 ruang pertemuan. Unit Kerja ini sebelumnya menyewa Gedung dari pihak lain sehingga tidak pernah melakukan pengadaan Pengkondisi Udara/Air Conditioner (AC).
Bila masing-masing ruangan membutuhkan Pengkondisi Udara/Air Conditioner (AC), bagaimana cara melakukan identifikasi kebutuhan pengadaan nya?
Jawaban :
- Karena tidak pernah melakukan pengadaan pengkondisi Udara/Air Conditioner (AC) maka perlu dilakukan identifikasi kebutuhan untuk masing-masing ruangan.
- Berdasarkan profil ruangan dari gedung, maka unit kerja yang membidangi pengelolaan gedung perlu mengetahui ukuran, kondisi, dan atribut dari masing-masing ruangan dalam gedung.
- Aspek mekanikal elektrikal perlu diperhatikan, apakah listrik stabil? bila tidak maka perlu disusun kebutuhan tidak sekedar AC saja, tapi penyetabil kelistrikan untuk tiap-tiap ruangan dengan tujuan keawetan perangkat elektronik. Sehingga bisa jadi hal ini yang lebih diprioritaskan ketimbang pendingin ruangan.
- Perlu dipijkirkan umur ekonomis yang dibutuhkan, bila memerlukan umur ekonomis contoh hingga 5 tahun, maka biaya perawatan yang diperlukan selama 5 tahun perlu disusun sebagai anggaran rutin, dengan demikian boleh diperhitungkan juga untuk dicantumkan persyaratan garansi.
- Merancang mekanisme penilaian selama umur ekonomis berkitan dengan perawatan sebagai sarana penentuan merek AC yang akan digunakan, dengan demikian menghubungi beberapa pelaku usaha perawatan AC, memperhitungkan biaya dan frekuensi AC yang terbaik, bila produk terbaik sudah ditemukan dan tersedia dalam katalog lakukan purchasing menggunakan katalog elektronik, bila tidak tersedia, maka lakukn proses pemilihan penyedia, dalam hal ini cantumkan metode penilaian tersebut sebagai bagian dari spesifikasi teknis dan lakukan rapat pembahasan dengan pihak yang melakukan proses pemilihan penyedia agar dapat menilai pelaku usaha sesuai kriteria barang yang dibutuhkan.
- Berkaitan dengan pengadaan berkelanjutan maka perlu dilakukan perhitungan memadai terkait rating penghematan energi, pengadaan AC sebaiknya tidak hanya mencari AC berdasarkan Paard Kracht (PK) nya saja, teknologi pada AC terkait kelistrikan akan menghasilkan konsumsi listrik yang berbeda-beda. Boleh merujuk kepada SNI yang mengacu pada ISO 16538-1 yang mana didukung dalam Peraturan Menteri ESDM Nomor 57 tahun 2017 tentang Penerapan Standar Kinerja Energi Minimum dan Pencantuman Label Tanda Hemat Energi Untuk Peranti Pengkondisi Udara sesuai dengan Standar Nasional Indonesia 04-6958-2003 yang mengimplementasikan standar pada SNI ISO / IEC 17067:2013 atau menelusuri produk AC yang memiliki Sertifikat Hemat Energi yang dibuktikan dengan label sertifikasi Standart Kinerja Energi Minimum atau disingkat SKEM sebagaimana tercantum dalam Pasal 1 angka 5 Peraturan menteri ESDM Nomor 57 tahun 2017 agar dapat memenuhi kebijakan pimpinan untuk penghematan energi dan sumber daya, untuk penghematan energi ini maka dapat menyesuaikan dengan angka Energy Eficient Rating (EER) yang diperlukan sebagaimana terlampir dalam lampiran II Peraturan menteri ESDM Nomor 57 tahun 2017 dalam Tabel Kriteria Label Tanda Hemat Energi pada Peranti Pengkondisi Udara.
- Selain itu perlu dipastikan standar keramahan lingkungan, terutama terkait dengan pengaturan yang dilarang di Indonesia yaituproduk resmi yang beredar di Indonesia dan patuh terhadap regulasi tidak menggunakan CFC (R12) dan HCFC (R22), salah satunya adalah produk dengan labeling R32 Eco.
- Bagaimana dengan fitur kesehatan? boleh memperhitungkan fitur-fitur berkaitan dengan kesehatan seperti filter untuk bakteri, virus, dsb, karena berkaitan dengan The New Normal mungkin sebaiknya dipertimbangkan penggunaan teknologi terkait yang memang menawarkan perlindungan dari virus.
- Sinkronkan dengan kapasitas listrik di ruangan dengan kebutuhan Paard Kracht (PK) dengan menggunakan rumus British thermal unit (BTU) sebagai berikut : Kebutuhan BTU = ( P x L x T x I x E ) / Jumlah Ruangan Memerlukan ACKeterangan : • P = panjang ruangan dalam feet (kaki) • L = lebar ruangan dalam feet (kaki) • I = nilai 10 jika ruangan berinsulinasi ( berada di lantai bawah atu berimpit dengan ruangan lain) • Nilai 18 jika ruangan tidak berinsulinasi (lantai atas) • T = tinggi ruang dalam feet (kaki) • E = nilai 16 jika dinding terpanjang menghadap utara nilai 17 jika menghadap timur • nilai 18 jika menhadap selatan • nilai 20 jika menghadap barat • 1 meter = 3,28 feet
- Perbandingan kapasitas AC berdasarkan PK (Paard kracht) BTU/h = british thermal unit / hour AC ½ PK = ± 5.000 BTU/h AC 3/4 PK = ± 7.000 BTU/h AC 1 PK = ± 9.000 BTU/h AC 1½ PK = ± 12.000 BTU/h AC 2 PK = ±18.000 BTU/h
- Perhatikan ketersediaan sistem sirkulasi udara yang sudah ada di gedung, jangan sampai tidak selaras bila memang sudah dirancang dengan menggunakan AC Sentral maka jangan mengidentifikasi kebutuhan berdasarkan kuantitas ruangan, bisa jadi jumlah AC nya bisa berkurang atau malah dibutuhkan unit-unit yang perlu disesuaikan, akan lebih baik di integrasikan merek nya untuk kemudahan perawatan, dan hal-hal lain sesuai kebutuhan lapangan.
Dengan demikian dalam proses identifikasi kebutuhan apabila sudah memperhitungkan 11 aspek diatas, selain menentukan spesifikasi unit yang dibutuhkan yang akan berpengaruh pada produk yang dipilih, juga menunjang keberhasilan organisasi, produk yang tepat akan menghasilkan manfaat kantor akan senantiasa adem, sehat, dan tersedia anggarannya, lakukan optimasi terbaik dengan beberapa skenario trade-off bergantung dengan ketersediaan sumber daya dan kebutuhan yang diperlukan.
Contoh ini dimaksudkan agar pada kondisi lapangan para Pelaku PBJP menghindari oversimplifikasi hanya membeli unit AC sekedar pengadaan untuk membeli sesuai jumlah ruangan untuk 60 ruang Pejabat Struktural, 12 ruang rapat, 15 ruang kerja staf, dan terdapat 5 ruang pertemuan tanpa memperhatikan 11 aspek diatas. Lakukan identifikasi kebutuhan dengan cermat dan seksama, 11 Aspek diatas hanyalah sebuah contoh dan dalam pelaksanaan riil nya bisa jadi lebih sederhana maupun lebih rumit sesuai dengan karakteristik organisasi dan kebutuhannya. Terlebih lagi hindari Copy Paste kebutuhan, perhatikan rumus BTU diatas, antara gedung lantai 1 dan lantai 2 mungkin saja terdapat kebutuhan yang berbeda karena exposure panas nya berbeda. Aspek-aspek diatas merupakan contoh yang dapat digunakan untuk memulai proses identifikasi kebutuhan dan konkritnya tetap perlu dipikirkan secara mendalam dari masing-masing pelaku PBJP sesuai dengan kondisi dan keadaan masing-masing.
Semoga Bermanfaat, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!