Kami saat ini akan mengadakan pengadaan kendaraan yang sudah customized dengan pekerjaan karoseri, dana bersumber dari DAK, bagaimana menyusun HPS nya? Kami tidak punya anggaran untuk melakukan survey lapangan?
Apakah sudah pernah melakukan pengadaan sejenis tahun-tahun sebelumnya? silahkan lakukan adjustment kontrak sebelumnya dengan penyesuaian inflasi.
Ini baru kali pertama, bagaimana?
Maka perlu pengumpulan informasi harga
Kami tidak punya biaya pendukung untuk hal ini pak….. kalau menunggu penganggaran ulang diusulkan di APBDPerubahan nanti dana DAK nya keburu hangus……
Pengumpulan informasi harga tidak perlu harus ke lapangan, adapun akan lebih mudah sebenarnya bila memiliki harga di lokasi sekitar, namun prinsip memilah-milah komponen harga tetap perlu dilakukan agar harga perkiraan sendiri dapat dipertanggungjawabkan, zaman now e-commerce berkembang dan kompetitif harganya, untuk pengadaan barang sebenarnya bisa memperhatikan website e-commerce.
Untuk kendaraan boleh menyusun referensi harga dari Katalog LKPP, publikasi harga tersebut sudah termasuk keuntungan dari ATPM untuk harga Pemerintah, jangan di perhitungkan keuntungan kecuali sudah diketahui dari ATPM berapa persentase keuntungannya, dengan demikian setelah diketahui persentase keuntungan ATPM maka boleh ditambahkan keuntungan dengan rasio wajar untuk perkiraannya, kalau saya pribadi hanya memperhitungkan overhead cost karena berasumsi bahwa harga di Katalog itu sudah OTR dan untung termasuk pengurusan TNKB, BBNKB, Pajak Daerah Provinsi, dsb.
Bila dalam paket kendaraan tersebut ada item untuk laptop, sound system, dan lain-lain boleh gak ditambahkan juga sebagai komponen harga nya dari rataan hitung e-commerced? Saya jawab boleh, cuma kembali sama, website e-commerce nasional yang biasanya sudah memperhitungkan keuntungan, namun lazimnya ada yang sudah memperhitungkan PPN dan lebih banyak yang belum, sehingga perlu dicermati kembali.
Untuk komponen yang sudah di survey dan sudah memperhitungkan keuntungan (karena sudah merupakan harga jual di e-commerce) maka jangan diperhitungkan lagi keuntungannya, overhead dapat diperhitungkan dan dicantumkan, perhatikan lagi untuk keamanan pengiriman, jika barang-barang tersebut sudah dicantumkan untuk dikirimkan sebagai satu kesatuan maka perjelas klausul kontrak dan spesifikasi tindakan pengamanan yang perlu dilakukan agar bagian dari barang tersebut tidak ada yang hilang selama proses pengiriman, jika terpisah tentu harus dihitung kembali biaya kirimnya, agar lebih mudah jadikan saja overhead cost.
Bagaimana dengan pekerjaan karoseri? biasanya pelaku usaha karoseri lebih terbuka dan bersedia memberikan harga include PPN namun belum termasuk pengiriman melalui email, khusus karoseri ini langsung dicantumkan tanpa perlu overhead dan keuntungan karena sudah fix.
Prinsipnya perlu perhatian khusus untuk barang dan komponen penunjang yang ada di dalamnya, supaya rentang perkiraan harga masih menjadikan paket menarik dan kompetitif. Biasanya apabila HPS terlalu kompetitif (minimalis) maka tidak ada yang menawar, pemilihan penyedia akan gagal, kalau gagal lakukan adjustment kembali dengan menaikkan sedikit di komponen overhead cost, misal semula 5% dihitung ulang jadi 7% tender kembali, adjustment ini tentunya memperhatikan juga segmentasi paket, kalau untuk usaha kecil tentunya porsi keuntungan tidak seminimalis usaha non-kecil, logis saja karena paket usaha non-kecil beroperasi di volume kuantitas besar, sama kayak mie instant di Pusat Grosir yang lebih murah dibandingkan dengan mie instant di warung tetangga sebelah.
Makan waktu? iya, namanya juga trade-off, kalau mau akurat kan survey, tidak ada biaya nya? maka memperkirakan nya dari kantor dengan informasi terbatas sehingga yang dikonsumsi adalah waktu.
Bagaimana dengan ongkos kirim? biasanya setiap produsen kendaraan memiliki hitungan kapasitas maksimal berat kotor kendaraan, saya memperkirakan berat tersebut untuk pengiriman sebesar 100% lalu lakukan perhitungan ongkos kirim dan asuransi berdasarkan informasi yang tersebar di website pelaku usaha logistik pengiriman kendaraan, untuk komponen ini gak perlu diperhitungkan keuntungan dan overhead cost karena berat kotor kendaraan 100% itu sudah seharusnya mengakomodir keuntungan dan overhead. Penjelasan terkait Berat Kotor Kendaraan atau Gross Vehicle Weight dapat dilihat disini : Tautan Penjelasan
Bagaimana dengan STNK, BPKB, TNKB nya? karena hal ini bukan hasil produksi dari pabrikan dan karoseri dan menjadi variabel yang belum dapat ditebak kapan selesainya karena SAMSAT tiap daerah bervariasi kecepatan kerja dan ketersediaan bahan cetaknya maka dalam kontrak dicantumkan sebagai tanggung-jawab yang tetap dipenuhi melampaui batas waktu serah terima barang (kendaraan) itu, untuk pembayaran lampirkan klausul mitigasi yang menjadikan bahwa bila STNK, BPKB, TNKB akhirnya masih dalam proses, maka dapat disubstitusi dengan Surat Jalan Sementara dari SAMSAT Wilayah dan dilengkapi dengan pernyataan dari penyedia yang berkontrak bahwa tanggung-jawab tersebut tetap berlaku dan setelah diserahkan maka kontrak baru berakhir.
Kontrak tidak selalu diakhiri dengan pembayaran, kontrak baru berakhir ketika semua hak dan kewajiban kedua belah pihak terpenuhi, pembayaran pekerjaan adalah salah satu dari hak dan kewajiban, nah karena STNK, TNKB, dan BPKB itu bukan produksi pabrikan dari pekerjaan barang nya maka sebaiknya diberi sedikit relaksasi kemudahan substitusi yang berlaku saat pengendalian kontrak guna proses pembayaran dan bukan menjadi bagian dari denda karena lazim nya di pasaran memang tidak memungkinkan STNK, TNKB, dan BPKB sekalipun beli pribadi dan dibayar 100% tidak langsung menerima juga karena proses nya diluar tanggung-jawab produsen, namun biasanya dealer selaku penyedia tetap bertanggung-jawab, nah hal yang sama seharusnya berlaku juga di kontrak pemerintah kecuali SAMSAT wilayah memiliki kebijakan nya memberikan porsi khusus bagi Pemerintah sehingga proses tersebut bisa dilakukan selesai dalam hitungan jam, atas hal ini maka surat administrasi STNK, TNKB, dan BPKB bukan menjadi bagian dari pekerjaan yang dikontrakkan sehingga tidak di denda karena hal tersebut.
Berarti boleh dilakukan perkiraan HPS dengan sumber-sumber dari internet saja, boleh, cantumkan tangkapan layar sumber harga nya bila perlu sebagai bentuk pertanggung-jawaban…..
Kalau selisih nanti dibilang kemahalan gimana? Harga Perkiraan Sendiri memang disingkat HPS, tapi HPS itu bukan berarti Harga Pasti Sesuai….. lagipula kompetisi pasar terjadi selama proses tender/tender cepat disana akan terjadi koreksi dan yang dikontrakkan adalah Penawaran Penyedia dan bukan HPS, selama sumber harga informasi tersebut dapat dipertanggung-jawabkan dan tidak ada niat jahat dalam proses pengadaan tersebut, maka tidak akan jadi masalah…… melakukan survey ke lapangan pun tidak menjamin HPS akan selisih minimalis dengan penawaran-penawaran pelaku usaha.
Boleh gak kami laksanakan pengadaan barang kendaraan ini dengan mekanisme Pengadaan Penanganan Keadaan Darurat?
Nggak logis, sedarurat-daruratnya keadaan, kendaraan ini gak akan tersedia sesegera mungkin, kalau memang perlu kendaraan untuk penanganan keadaan darurat, ada baiknya menggunakan sewa kendaraan…..
Demikian, salam pengadaan.