Pendahuluan
Sebagaimana yang diketahui bersama, dalam manajemen perkantoran modern yang menjadi modul diklat dari Pelatihan Pra-Jabatan Calon Pegawai Negeri Sipil, mencakup beberapa hal yang dapat dipecahkan dengan menggunakan Pengadaan Barang/Jasa.
Pelaksanaan Perkantoran Modern
Meliputi bagaimana :
- pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern beserta efisiensi
- teknik korespondensi
- teknik mengarsip surat
- menyelenggarakan rapat
- tata cara pembuatan laporan
- pemanfaatan teknologi informasi.
Definisi Perkantoran Modern
Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana Manajemen Perkantoran Modern yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Prinsip Manajemen Perkantoran Modern
Menurut Keeling dan kawab-kawan (1978) dalam bukunya Administrative Office Management yang mengacu pada pendapat William H. Leffingwell terdapat lima prinsip dan pekerjaan yang dikaitkan dengan manajemen di semua pekerjaan yaitu :
- Perencanaan
- Pekerjaan apa yang harus dikerjakan?
- Bagaimana pekerjaan dikerjakan?
- Kapan Pekerjaan dikerjakan?
- Dimana Pekerjaan dilaksanakan?
- Seberapa Cepat?
- Jadwal
- Tentukan dan tetapkan
- Selaraskan dengan jadwal lain
- Laksanakan dan selesaikan walaupun sulit
- Bertanya mungkinkah diselesaikan dan lakukan penyesuaian bila perlu
- Lakukan maintenance secara baku
- Pelaksanaan
- Dilakukan secara terampil/keahlian
- Secara teliti
- Secara Cepat
- Hilangkan proses yang tidak perlu / reduce waste
- Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu
- Ukuran
- Ukur dengan potensi
- inklusif terukur berdasarkan data yang dimiliki di masa lalu atau organisasi lain serupa
- Kuantitas
- Kualitas
- Insentif
- Kondisi kerja yang baik
- Kesehatan
- Kebahagiaan
- Pengembangan diri
- Uang
Secara konkrit prinsip diatas dapat dilaksanakan dengan tindakan konkrit sebagai berikut :
- Manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan, dan bagaimana, kapan, dimana, dan oleh siapa harus dikerjakan;
- Pemahaman mengenai perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk/jasa yang diberikan dilaksanakan secara terkoordinari dengan memberdayakan sumberdaya tersedia baik berupa pegawai, mesin peralatan, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan;
- Memilih prosedur dan operasi yang tepat untuk melaksanakan metode terukur, terstandar, dan mempertimbangkan tempat;
- Efisiensi dan melaksanakan prosedur dan operasi yang tepat untuk melaksanakan metode terukur, terstandar, dan mempertimbangkan tempat secara terintegrasi sehingga semakin efektif;
- Menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi, dan meningkatkan sumber daya manusia untuk mencapai tingkat optimal.
Identifikasi Kebutuhan
Berdasarkan kelima prinsip diatas, hal-hal mendasar yang mungkin saja “terlupakan” ini menjadi apa yang seringkali terlupa dengan proses perbaikan berkelanjutan pada proses pengadaan barang/jasa, jangan-jangan kita selama ini mengalami dan merasakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah bermasalah karena manajemen perkanotran modern di tempat kita tidak berjalan?
Sebagai contoh Prinsip Perencanaan, apakah dalam proses Pengadaan kita telah memperhitungkan dengan benar bagaimana sebuah pekerjaan pengadaan barang/jasa dilakukan? tidak hanya sekedar memenuhi dokumen berdasarkan Perpres 16/2018 dan PerLKPP 7/2018 semata, namun pada keseluruhan organisasi sebagai sebuah Kantor Modern. Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu, tujuan ini yang perlu diketahui untuk kemudian menjadi dasar mengapa kebutuhan akan suatu barang/jasa menjadi sebuah kebutuhan.
Kegiatan dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu kegiatan pokok atau substantif dan kegiatan penunjang atau fasilitatif. Kegiatan Pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengena pada tujuan organisasi, sedangkan kegiatan penunjang adalah kegiatan yang mendukung pelaksanaan kegiatan pokok. Dengan demikian aktifitas pada kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah aktifitas pada kegiatan penunjang.
Kesimpulan
Identifikasi Kebutuhan pada proses Pengadaan Barang/Jasa merupakan bagian dari kegiatan Pengadaan Barang/Jasa, Pengadaan Barang/Jasa merupakan Kegiatan Penunjang, dengan demikian sebelum melaksanakan Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa, maka kita harus sudah terlebih dahulu “selesai” pada Kegiatan Pokok, mengetahui dan menguraikan Kegiatan Pokok dengan menggunakan lima prinsip yang dikemukakan dalam Manajemen Perkantoran Modern seharusnya telah menjawab kemana dan apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Dengan telah mengetahui apa yang ingin dicapai oleh organisasi, maka Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selaras adalah Barang/Jasa yang ketika hadir (telah selesai diadakan) akan mampu menunjang organisasi dalam mencapai tujuannya.
Mari kita jadikan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagai upaya untuk menunjang capaian keberhasilan organisasi kita, jangan terpaku dan sibuk pada proses pemilihan sebagai hal yang utama yang mengalahkan pekerjaan dalam Kegiatan Pokok. Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!