Persiapan Pengadaan Barang / Jasa melalui penyedia oleh PPK meliputi kegiatan yang diatur dalam Pasal 25 perpres 16/2018 terdiri atas kegiatan Penetapan Harga Perkiraan Sendiri, penetapan rancangan kontrak, penetapan uang muka, dan penetapan jaminan uang muka, jaminan pelaksanaan, jeminan pemeliharaan, sertifikat garansi, dan/atau penyesuaian harga untuk ditetapkan oleh PPK untuk selanjutnya digunakan dalam proses pemilihan penyedia.
Dalam proses pemilihan penyedia sebagaimana disebutkan dalam Pasal 26 ayat (5) huruf b, dari sisi pelaku usaha HPS adalah dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah dalam pengadaan barang/pekerjaan konstuksi/jasa lainnya, dengan demikian maka HPS yang tercantum dalam Dokumen Pemilihan akan mempengaruhi kompetisi penawaran para pelaku usaha dalam proses pemilihan penyedia.
Kontrak berdasarkan Pasal 1 angka 44 adalah perjanjian tertulis antara PA/KPA/PPK dengan penyedia barang/jasa atau pelaksana swakelola, dalam rancangan kontrak diatur mengenai jenis kontrak sebagaimana pada Pasal 27 Perpres 16/2018, bentuk kontrak yang digunakan sesuai dengan karakteristik dan gradasi nilai yang diatur dalam Pasal 28 Perpres 16/2018, dan ketentuan tentang akan diberikannya uang muka sebagaimana diatur dalam Pasal 29 Perpres 16/2018 akan mempengaruhi cara menawar dan pertimbangan risiko dari pelaku usaha, dalam hal ini Rancangan Kontrak merupakan sarana untuk menawarkan perikatan (offering) agar pelaku usaha dapat melakukan pertimbangan (considering) sebelum membalas penawaran tersebut (counter-offering) dan ketika penawaran pelaku usaha tersebut ternyata memenuhi dan menjadi yang dapat ditetapkan sebagai pemenang dalam proses pemilihan penyedia dilanjutkan dengan penerimaan (acceptance) dari pemilik pekerjaan yang dilanjutkan dengan perikatan, dengan demikian rancangan kontrak merupakan bagian dari dokumen pemilihan yang akan mempengaruhi penawaran dari pelaku usaha sehingga perlu ditetapkan sejak awal.
Ketentuan apakah pemberian Uang muka merupakan bagian ketentuan yang wajib dicantumkan pada rancangan kontrak yang terdapat dalam Dokumen Pemilihan sebagaimana diatur dalam Pasal 29 ayat (3), dalam hal ini apabila dilakukan pemberian uang muka akan mempengaruhi kompetisi karena pemberian uang muka menjadikan sebuah paket pengadaan menjadi lebih menarik dikarenakan pelaku usaha sesuai dengan kesesuaian yang diatur dalam Pasal 29 ayat (2) Perpres 16/2018 dapat menerima uang muka sesuai ketentuan yang telah ditetapkan pada rancangan kontrak yang terdapat dalam Dokumen Pemilihan, pemberian uang muka yang menjadi kewenangan PPK berdasarkan proposal dari Pelaku usaha yang kelak menjadi penyedia ini memberikan peluang untuk mengurangi beban pelaksanaan pekerjaan, dari sisi penyedia hal ini akan menjadikan motivasi/minat menawar menjadi lebih tinggi bagi para pelaku usaha dan mempengaruhi kompetisi, karena pelaku usaha dapat mengurangi beban biaya dengan memanfaatkan uang muka untuk persiapan pelaksanaan kontrak nantinya, dalam hal ini pelaku usaha dapat menekan biaya operasional dan berpengaruh pada perhitungan harga penawaran yang akan diberikan dalam proses pemilihan penyedia.
Ketentuan Jaminan-jaminan yang akan digunakan diatur dalam Pasal 30 Perpres 16/2018, jaminan yang ada tersebut tidak semuanya serta-merta keseluruhannya akan digunakan dalam saat proses pelaksanaan kontrak, sehingga PPK perlu menetapkan jaminan yang akan digunakan sesuai dengan jenis dan karakteristik paket pekerjaan. Berdasarkan uraian diatas informasi terkait HPS dalam hal ini nilai dan total HPS, rancangan kontrak terisi yang memuat ketentuan terkait rencana pelaksanaan kontrak, ketentuan terkait pemberian uang muka, dan penetapan jaminan apa saja yang digunakan menjadi dasar penyusunan dokumen pemilihan dan berpengaruh pada kompetisi selama proses pemilihan penyedia, sehingga sangat perlu untuk dilakukan penetapan HPS, rancangan kontrak, ketentuan uang muka, dan jaminan yang akan digunakan yang digunakan sebagai bagian dari proses pemilihan penyedia.